水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變研究
前言:在水利部門運行過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料,能夠反映出水利活動情況,是水利單位中最為重要的資料。隨著水利行業(yè)的高速發(fā)展,水利檔案資料逐漸增多,若是水利檔案管理依然采用傳統(tǒng)方式,無法滿足當(dāng)下水利部門的發(fā)展需求,需要轉(zhuǎn)變檔案管理方式。在信息技術(shù)普遍應(yīng)用背景下,電子檔案成為了信息時代檔案資料的新形勢,水利部門進行檔案管理時應(yīng)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變,這也是水利部門的工作重點,促使水利部門不斷提升自身檔案管理水平。下面筆者就針對相關(guān)內(nèi)容進行詳細闡述。
一、水利檔案的概述
檔案是對組織、個人等方面的情況進行記錄的文件,是人類社會發(fā)展中非常重要的構(gòu)成部分。在時代發(fā)展過程中,水利單位對檔案有著越來越高的需求,檔案的地位得到了明顯提升,需要加強檔案管理工作。水利檔案管理需要先建立完善的制度體系,整合水利單位中的相關(guān)信息資源,以便能夠形成具有鮮明特色的文化氛圍,同時以特定形式傳播,充分發(fā)揮出其本身的作用。在此過程中,需要考慮到實際情況,再根據(jù)水利單位的職能與工作性質(zhì),采取有效的管理方法,保障檔案管理質(zhì)量。隨著時代的發(fā)展,水利檔案資料變得越來越豐富,如符號、文字等等,從檔案資料中既能夠了解到水利單位的文化內(nèi)涵,還有利于水利單位發(fā)展。對檔案資料進行管理時,應(yīng)格外重視相關(guān)資料的收集,同時根據(jù)具體情況采取有效措施做好資料收集和保存工作。檔案管理還關(guān)系到檔案資料的使用,由于傳統(tǒng)管理方式效率較低,無法滿足信息時代水利單位的需求,水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況改變檔案管理方式,逐漸從傳統(tǒng)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代方式,充分利用信息技術(shù)進行檔案管理,保障水利檔案的有效性與完整性,充分發(fā)揮出水利檔案資料的價值。
二、水利檔案管理現(xiàn)代化的特點
水利檔案管理現(xiàn)代化相較于傳統(tǒng)管理方式具有鮮明特點,主要表現(xiàn)為:(1)強調(diào)服務(wù)意識。在水利檔案管理現(xiàn)代化中,最為重要的是為水利單位提供全局服務(wù),這便需要相關(guān)工作人員具有良好的服務(wù)意識,利用現(xiàn)代化方式與手段展開檔案管理工作,讓檔案歸類整合工作變得更加科學(xué)合理,促使水利單位能夠獲得良好發(fā)展。并且,還應(yīng)從用戶查閱角度出發(fā),不斷加深服務(wù)領(lǐng)域,對管理給予高度重視,使得檔案管理工作重心由以往的保存相關(guān)數(shù)據(jù)資料逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樗聵I(yè)發(fā)展提供更加優(yōu)秀的服務(wù)。(2)挖掘檔案資料價值。水利工程屬于民生工程,是為廣大人民群眾謀福利的重要工程項目,深入挖掘水利檔案資料價值,對水利檔案信息進行公開,可以引起人們的關(guān)注與重視,積極參與到水利事業(yè)發(fā)展中,加強水利工程監(jiān)督,提高人們對水利行業(yè)的滿意度,有利于推動水利事業(yè)發(fā)展。(3)要求管理人員具有更高綜合素養(yǎng)。水利檔案管理從傳統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化,要求管理人員具有更高的綜合素養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)先轉(zhuǎn)變思想,擁有更強的社會責(zé)任感,而且不僅要扎實掌握檔案管理理論知識,還要具備較強的信息素養(yǎng),不斷更新與完善其自身知識結(jié)構(gòu),使其具有更強的綜合能力,滿足檔案管理現(xiàn)代化的要求。
三、水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變的意義
信息時代中傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性逐漸被凸顯出來,由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息容量小,查閱與使用較為麻煩,大大降低了檔案資料的價值以及水利工作效率,加強檔案管理方式的轉(zhuǎn)變變得非常重要,具有一定現(xiàn)實意義。
(一)推動水利事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展
在水利事業(yè)發(fā)展過程中,水利檔案是非常重要的資料,水利檔案資料中包含了水利事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展、發(fā)展過程中遇到的各種水利問題處理措施、水利研究成果等等,通過挖掘水利檔案的價值,能夠為水利事業(yè)發(fā)展做出重要的貢獻。當(dāng)水利單位在經(jīng)營發(fā)展中遇到了難題,通過查詢相關(guān)檔案資料能夠找到問題處理方法,并吸取教訓(xùn),盡量避免再發(fā)生類似問題,使得水利工程活動能夠得以良好展開。另外,水利檔案管理方式向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變,能夠形成檔案共享管理模式,提高檔案資料的利用率,充分發(fā)揮出檔案資料的價值,并且還能夠讓檔案管理方式呈現(xiàn)出多元化發(fā)展方向。在社會經(jīng)濟高速發(fā)展下,人們的生活得到了明顯改善,對生活品質(zhì)有了越來越高的要求,而水利工程作為關(guān)系人們生活的民生工程,應(yīng)進一步提升水利檔案管理質(zhì)量,但這也在一定程度上增加了檔案管理負擔(dān)。采用現(xiàn)代化方式進行檔案管理,既能夠強化水利部門的檔案資料存儲能力,拓展了存儲空間,還提升了檔案管理效率,使得水利活動能夠得以良好展開,促進水利事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。
(二)滿足檔案工作發(fā)展需求
根據(jù)當(dāng)前水利檔案資源情況來看,水利檔案資料的記錄與保存也是非常重要的工作,關(guān)系到了水利事業(yè)發(fā)展,如內(nèi)陸地區(qū)在水利資源利用上取得的成功體現(xiàn)出了水利事業(yè)新的發(fā)展方向,而這也要求了檔案管理工作應(yīng)當(dāng)擁有新的轉(zhuǎn)變。例如,對檔案資料進行檢索時,在傳統(tǒng)檔案管理方式下需要一頁頁翻閱資料,不僅十分麻煩,而且還會浪費大量的時間,但采用信息化管理方式,只需要利用軟件檢索關(guān)鍵詞,就能夠獲得相關(guān)的全部檔案資料,降低了檔案資料查閱的工作量,提高了檔案資料查閱效率。由此能夠看出,水利檔案管理方式向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變,滿足水利單位發(fā)展需求的同時,還契合了水利檔案工作發(fā)展要求。所以,加強轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式成為了水利部門重要的工作內(nèi)容,應(yīng)投入大量的時間與精力完成管理方式的轉(zhuǎn)變。利用信息化技術(shù)展開檔案管理工作,促進檔案管理方式的轉(zhuǎn)變,強化水利單位檔案管理能力,滿足新時代水利單位的需求,有利于檔案工作發(fā)展。
(三)優(yōu)化升級水利工程項目
如果想要讓水利工程實現(xiàn)優(yōu)化升級,應(yīng)考慮到水利工程本身的優(yōu)勢與特點,對水利檔案進行科學(xué)整理,從而提升水利檔案管理水平。水利工程的投入使用與運行會產(chǎn)生很多資料信息,水利單位需要對其進行存儲與管理,使其在日后能夠得到有效利用,而水利檔案資料是否能夠得到有效管理關(guān)系到水利工程的運行與使用。例如,水利工程在運行過程中出現(xiàn)了故障,需要及時進行維修,并對維修記錄進行整理,同時分析維修中產(chǎn)生的數(shù)據(jù),做好數(shù)據(jù)分析工作,制定出科學(xué)的維修方案。并且,水利工程運行時將會形成很多原始資料,通過對這些資料展開科學(xué)的管理,能夠讓水利工程效率得到明顯提升。所以,加強水利檔案管理工作,使其從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化方式,提高了檔案資料的管理質(zhì)量,為水利工程優(yōu)化升級提供了數(shù)據(jù)支持。
四、水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的策略
隨著時代的發(fā)展,對水利檔案管理工作提出了更高的要求,傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時代的需求,阻礙了水利事業(yè)的發(fā)展,所以水利部門應(yīng)當(dāng)加強檔案管理改革工作,使得水利檔案管理檔案管理從傳統(tǒng)方式逐漸向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變。
(一)加強檔案管理隊伍建設(shè)
檔案管理隊伍整體素質(zhì)的高低直接關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量,當(dāng)水利企業(yè)檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變時,為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,應(yīng)當(dāng)加強檔案管理隊伍建設(shè)。員工是一切管理工作的執(zhí)行者,在轉(zhuǎn)變檔案管理方式時要加強檔案管理人員培訓(xùn),提升其自身職業(yè)素養(yǎng),對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)給予重視。檔案管理人員在工作之余學(xué)習(xí),了解現(xiàn)代化檔案管理理論,掌握信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進的技術(shù)以及電子檔案管理方法,使其可以滿足現(xiàn)代化水利檔案管理工作的要求,并對現(xiàn)代化檔案管理給予高度重視,不斷提升自身檔案管理水平。水利企業(yè)在進行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)時,除了要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作以外,還應(yīng)當(dāng)加強檔案管理隊伍建設(shè),對檔案管理人員進行培訓(xùn),提高其自身信息化素養(yǎng)。此外,水利管理部門在進行檔案管理隊伍建設(shè)時,應(yīng)放棄以往落后的管理方法,根據(jù)單位自身實際情況,考慮市場發(fā)展方向,加強相關(guān)部門的合作,使得水利檔案管理工作能夠得到有效落實。只有構(gòu)建出滿足要求的檔案管理隊伍,那么水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變時才能夠取得成功,否則缺乏相應(yīng)的檔案管理隊伍,也就無法有效展開水利檔案管理工作,阻礙了檔案管理的轉(zhuǎn)變。
(二)優(yōu)化水利檔案管理制度
由于水利檔案管理工作較為復(fù)雜,如果想要讓檔案管理從傳統(tǒng)方式逐漸向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變,不僅要采用更為先進的管理理念與方法,而且還要對檔案管理制度進行優(yōu)化,使得檔案管理制度與檔案管理工作相契。水利管理部門在優(yōu)化檔案管理制度時,需要充分考慮市場與水利部門發(fā)展情況,提高檔案管理制度的有效性。對水利檔案管理制度進行優(yōu)化時,主要是從以下兩個方面入手:(1)健全檔案保密制度。對水利檔案資料進行記錄與保存時,其中部分檔案資料屬于保密資料,需要進一步加強此部分檔案資料的管理,避免保密檔案資料發(fā)生泄漏的情況而給水利部門帶來嚴重損失,特別是針對于水利科研成果資料更要做好保密管理工作。根據(jù)現(xiàn)代化水利檔案管理工作情況,不斷健全檔案保密制度,提高檔案管理保密性,不僅能夠讓水利檔案管理工作得以良好展開,而且還保障了個人工作成果。(2)構(gòu)建完善的問責(zé)制度。通過構(gòu)建問責(zé)制度能夠先明確每名檔案管理人員承擔(dān)的工作職責(zé),使其形成正確工作態(tài)度,對檔案管理給予高度重視,若是在檔案管理過程中出現(xiàn)了,第一時間尋找到相應(yīng)責(zé)任人,并啟動問責(zé)制度。通過問責(zé)制度能夠避免出現(xiàn)責(zé)任相互推諉的情況,每名檔案管理人員都能夠了解自身承擔(dān)的職責(zé),從而更加認真負責(zé)展開檔案管理工作,促使水利檔案管理能夠有效從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代方式。
(三)做好資料采集整理工作
在水利檔案管理過程中,需要先做好相關(guān)資料的采集與整理工作,從水利檔案資料的采集與歸檔具體情況來看存在著較高難度,之所以會出現(xiàn)此種情況,主要原因在于水利材料文件數(shù)量較多,所以對水利資料進行采集時,應(yīng)當(dāng)根據(jù)水利工程具體情況采用相應(yīng)的資料采集法。一般情況下,水利資料采集法主要包括了:(1)追蹤采集法。該方法主要是應(yīng)用于周期較短且檔案資料整理方便快捷的水利工程,加油采集速度快、目標性強等特點,通過利用追蹤采集法能夠有效避免由于時間拖延而出現(xiàn)缺漏,在一定程度上保障了檔案資料質(zhì)量。(2)分階段采集法。該方法則是應(yīng)用于周期較長的水利工程,采集水利資料信息時應(yīng)做好采集內(nèi)容、時間等方面的劃分,確保初始資料是完整的。為了提高水利資料采集的有效性與時效性,還可以借助信息化技術(shù),當(dāng)水利資料產(chǎn)生以后便能夠通過信息技術(shù)第一時間完成資料采集與整理,為后續(xù)管理工作的展開打下良好基礎(chǔ)。當(dāng)完成了采集工作以后,便需要做好信息整合工作,按照上級部門的要求以及相關(guān)規(guī)章制度做好水利資料分類、歸檔工作,同時對每個水利資料進行編號,便于后續(xù)相關(guān)工作人員的檢索、查閱和使用。
(四)實現(xiàn)水利檔案資料共享
根據(jù)水利工程的發(fā)展情況來看,在傳統(tǒng)檔案管理中水利檔案資料并沒有共享,而是被相關(guān)部門壟斷,各地區(qū)的水利資料檔案基本上都處于壟斷狀態(tài),各個地區(qū)很少會對水利方面的資料信息進行交流,此種情況的出現(xiàn)導(dǎo)致了每個地區(qū)水利發(fā)展存在不平衡的現(xiàn)象,嚴重阻礙了水利事業(yè)發(fā)展。事實上,水利檔案管理是否能夠從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化方式還與檔案資料共享存在緊密聯(lián)系,兩者是相輔相成的關(guān)系。當(dāng)水利檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)共享,各地區(qū)之間不斷加強交流,不斷積累水利工程領(lǐng)域的經(jīng)驗,有利于水利檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。另外,水利檔案管理如果實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理,便可以利用信息化方法貢獻檔案資料信息,加強各地區(qū)之間的交流,有利于解決水利事業(yè)在發(fā)展中遇到的問題,從而提升了檔案管理水平與質(zhì)量。如此一來,相關(guān)工作人員通過利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以在任何時間對水利資料信息進行檢索,并且還能夠共享水利檔案資料,為相關(guān)工作人員的工作提供了便利,這也體現(xiàn)出了檔案管理現(xiàn)代化方式的優(yōu)勢,使得水利單位能夠獲得更加良好的發(fā)展。
(五)規(guī)范水利檔案管理工作
對水利檔案管理工作進行規(guī)范時,需要考慮到時代發(fā)展要求,做好電子資料與和紙質(zhì)資料統(tǒng)籌工作。目前,在很多水利單位中檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在明顯不足,管理人員在硬件與軟件方面獲得支撐存在明顯不足,這一定程度上限制了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。在時代不斷發(fā)展過程中,數(shù)字化已經(jīng)滲透到了各行業(yè)中,如果水利行業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化發(fā)展,能夠有效提高檔案管理水平,所以水利單位在進行檔案管理是應(yīng)當(dāng)做好紙質(zhì)資料和電子資料統(tǒng)籌管理工作。為了能夠充分發(fā)揮出計算機本身的價值,應(yīng)利用計算機對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)存,健全檔案資料分類,讓原本的紙質(zhì)資料都變成電子資料。從實踐來看,水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位自身具體情況與檔案管理現(xiàn)代化特點,對檔案服務(wù)范圍加以拓展,并向相關(guān)工作人員介紹檔案管理成果和特點,使得全體工作人員都能夠?qū)n案管理工作所具有的作用和價值有一個正確的認識,在工作過程中相互配合,以便能夠有效完成對檔案管理的宣傳,從而提高檔案管理影響力。
總結(jié):總之,在社會高速發(fā)展背景下,水利檔案管理方式需要做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變,促使水利檔案管理呈現(xiàn)出現(xiàn)代化發(fā)展。為了能夠讓水利檔案管理從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代方式,應(yīng)當(dāng)先加強檔案管理隊伍建設(shè),為檔案管理方式的轉(zhuǎn)變提供人才,對水利檔案管理制度進行優(yōu)化,做好資料采集整理工作,實現(xiàn)水利檔案資料共享,規(guī)范水利檔案管理工作,為水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變打下良好基礎(chǔ)。如此一來,不僅能夠提升水利檔案管理水平,而且還能夠讓水利檔案管理工作變得更加科學(xué)合理,有利于水利單位的發(fā)展。
文章來源: 《文化產(chǎn)業(yè)》 http://k2057.cn/w/wy/32640.html
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