“單套制”背景下高校電子檔案信息生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建研究

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，各個高校都在積極推進(jìn)“智慧校園”建設(shè)，檔案館作為智慧校園的重要組成部分，應(yīng)順勢而為抓住機(jī)遇及時推進(jìn)電子文件單套制歸檔。電子文件單套制歸檔不僅能節(jié)約人力、物力，也能更加方便檔案的保管利用。然而，目前電子文件單套制歸檔還有諸多困境，比如傳統(tǒng)觀念的固化、專業(yè)人員的緊缺、信息技術(shù)水平不高、各業(yè)務(wù)部門缺乏協(xié)作等，引入信息生態(tài)理念，有利于電子文件生命周期各階段健康運(yùn)行。信息生態(tài)系統(tǒng)就是信息、信息人、信息技術(shù)、信息環(huán)境等各要素之間互相影響調(diào)節(jié)從而形成一種動態(tài)平衡的系統(tǒng)關(guān)系。高校電子檔案是高校在從事教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)活動中形成的，以數(shù)字格式形成、傳輸和存儲的，具有保存和憑證價(jià)值的電子文件。電子檔案信息單套制是順應(yīng)時代的發(fā)展，構(gòu)建電子檔案信息生態(tài)系統(tǒng)有利于電子檔案信息資源健康可持續(xù)發(fā)展。

一、信息生態(tài)理念引入高校電子檔案信息單套制管理模式可行性

  1.信息生態(tài)系統(tǒng)與高校電子檔案信息單套制管理模式構(gòu)成要素和特點(diǎn)相似。信息生態(tài)系統(tǒng)由信息、信息人、信息技術(shù)、信息環(huán)境等要素構(gòu)成，具有系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、人為性等特點(diǎn)。而高校電子檔案信息單套制管理模式也離不開檔案人、檔案信息、檔案信息技術(shù)、檔案信息環(huán)境這些要素。高校電子檔案信息單套制管理模式就是形成電子檔案信息的相關(guān)人員在特定的信息環(huán)境下，利用信息技術(shù)將電子檔案以數(shù)字格式存儲利用。這種模式需要多部門協(xié)同治理，強(qiáng)調(diào)人的主體地位，也是一個系統(tǒng)運(yùn)行的過程。

  2.信息生態(tài)理念促使高校電子檔案信息單套制管理價(jià)值導(dǎo)向更加科學(xué)。電子檔案對計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備具有較強(qiáng)的依賴性，如何保證電子檔案的真實(shí)有效就需要強(qiáng)大的技術(shù)支持，

然而技術(shù)是把雙刃劍，一方面可以保證檔案信息的安全，另一方面也能阻礙檔案信息資源的開發(fā)利用。畢竟電子政務(wù)及單套制在我國運(yùn)行的時間還不長，處于探索發(fā)展階段，而信息技術(shù)更新迭代迅速，這些電子檔案的保護(hù)技術(shù)究竟是利是弊仍未可知。信息生態(tài)理念強(qiáng)調(diào)人的主體地位，這與現(xiàn)今檔案強(qiáng)調(diào)人文精神不謀而合。筆者認(rèn)為，既然國家賦予檔案機(jī)構(gòu)權(quán)威與職責(zé)，檔案的真實(shí)性還是應(yīng)該由檔案機(jī)構(gòu)與人員鑒定，技術(shù)只是工具，人才是系統(tǒng)健康運(yùn)行的根本，以人為本的價(jià)值導(dǎo)向更加科學(xué)。

  3.信息生態(tài)理念促進(jìn)高校電子檔案信息單套制管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)發(fā)展。信息生態(tài)系統(tǒng)通過信息主體在信息技術(shù)的支持下適應(yīng)內(nèi)部與外部信息環(huán)境，從而達(dá)到一種動態(tài)平衡的關(guān)系。運(yùn)用這一理念找出高校電子檔案信息單套制管理模式中影響系統(tǒng)平衡的要素與原因，從而擺脫困境建立有效的運(yùn)行機(jī)制。從信息生態(tài)的角度看，阻礙高校電子檔案單套制的因素主要有信息主體，也就是人員的意識與專業(yè)技術(shù)水平；電子檔案的數(shù)量增長迅速；形成與管理電子檔案的部門各自為政，缺乏協(xié)作治理；信息環(huán)境的內(nèi)驅(qū)動力不足，外部標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范難以覆蓋高校電子檔案的各個門類。解決這些問題，促進(jìn)各要素的和諧發(fā)展，構(gòu)建一個穩(wěn)定平衡的信息生態(tài)系統(tǒng)，有利于單套制在高校電子檔案管理中推行，順應(yīng)時代的發(fā)展。

  4.信息生態(tài)理念促使高校電子檔案信息管理趨向于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合與共享。隨著高校信息化工作的推進(jìn)，電子文件數(shù)量呈爆發(fā)式增長趨勢，通過單套制管理模式，可以更好地整合各類電子檔案信息，打破信息孤島現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享，為高校的教學(xué)、科研和管理提供更全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。通過數(shù)據(jù)挖掘和分析，可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的潛在聯(lián)系和規(guī)律，為高校決策提供科學(xué)依據(jù)。信息生態(tài)理念促使高校電子檔案信息單套制管理順應(yīng)了大數(shù)據(jù)賦能的趨勢，更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的需求，推動高校電子檔案信息管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、當(dāng)前高校電子文件單套制歸檔的困境

  1.人員積極性與專業(yè)性不夠。高校檔案館相較于公共檔案館的館藏與每年新增檔案數(shù)量少很多，加上大部分高校已經(jīng)逐漸意識到檔案工作的重要性，逐漸加大對檔案工作的經(jīng)濟(jì)投入，高校檔案館的數(shù)字化工作大多進(jìn)行的比較順利，極大方便了檔案利用。傳統(tǒng)的雙套制管理模式雖然需要投入較多的人力物力，但是更便于檔案的長期、安全保管。單套制對檔案人員的信息技術(shù)素養(yǎng)要求較高，而且長期保管和安全問題也存在不確定性，因此檔案人員對于單套制管理推行積極性不高。隨著高校智慧校園的推行，信息技術(shù)人才在高校各個部門都比較熱門，檔案部門作為學(xué)校的教輔部門很難招聘到信息技術(shù)專業(yè)人才。而電子文件從形成、處理到歸檔移交以及長期保存都需要信息技術(shù)的支撐，沒有較強(qiáng)的專業(yè)背景很難理清電子文件生命周期中各個環(huán)節(jié)的原理，電子文件管理過程中出現(xiàn)意外情況難以及時處理。況且電子文件單套制在我國運(yùn)行的時間較短，長期保管的安全性還沒得到實(shí)踐的檢驗(yàn)，檔案人員自然會傾向于傳統(tǒng)的雙套制管理。

  2.高校電子文件單套制歸檔相關(guān)制度不完善。2021年1月1日實(shí)施的新檔案法規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，明確了電子檔案的法律效力和憑證作用。2022年國家檔案局又先后發(fā)布了《電子檔案單套制管理一般要求》、《電子檔案移交接收操作規(guī)程》、《電子會計(jì)檔案管理規(guī)范》等一系列有關(guān)電子檔案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對高校電子檔案工作有一定的指導(dǎo)作用。然而，每個專業(yè)都應(yīng)該有自身的行業(yè)規(guī)范準(zhǔn)則，單純依靠國家層次的立法來推動電子文件單套制歸檔是不夠的，高校電子檔案工作需要緊跟國家的腳步，制定符合自身實(shí)際情況的準(zhǔn)則，明確電子文件整個生命周期相關(guān)部門的責(zé)任。高校檔案類別多，除了文書、會計(jì)還有科研、教學(xué)等門類，有關(guān)高校電子檔案單套制管理的直接細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)還沒出臺。2008年頒布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》至今未修訂，《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》2018年宣布失效后也沒有新的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)出臺。高校電子檔案已經(jīng)產(chǎn)生，而相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范卻沒有與時俱進(jìn)，嚴(yán)重阻礙了高校電子檔案單套制全面推行進(jìn)程。

  3.缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃及頂層設(shè)計(jì)。電子文件單套制歸檔不單單只是檔案部門的事情，需要多部門協(xié)同合作。雖然智慧校園是一個整體，但是大多信息規(guī)劃部門只是將各部門的信息化規(guī)劃整合在一起，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃。學(xué)校各個部門都有自己的管理系統(tǒng)，例如人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的初期很少會將檔案系統(tǒng)對接的工作考慮進(jìn)去，沒留有對接接口，后期開發(fā)接口成本較高，這給電子文件單套制歸檔帶來了一定的困難。電子文件要求“系統(tǒng)生成、來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，現(xiàn)實(shí)情況是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)配套技術(shù)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一，很難互相兼容，難以有效對接檔案管理系統(tǒng)。即便成功對接，形成的電子文件也無法完全符合電子檔案歸檔要求。目前高校電子文件歸檔范圍不明確，直接導(dǎo)致了重復(fù)歸檔問題，同個電子文件從不同的部門或系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)，有時候版本也不一樣，給電子檔案鑒定帶來一定難度，不利于電子檔案單套制管理。

  4.信息技術(shù)存在短板影響信息安全。無論電子文件還是電子檔案都對計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備有較強(qiáng)的依賴性，也離不開網(wǎng)絡(luò)間的傳輸，傳輸和利用過程中都容易收到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，使電子檔案的真實(shí)安全性受到威脅。電子檔案的長期保管對存儲介質(zhì)有很高的技術(shù)要求，目前存儲介質(zhì)在多年之后是否還能正常讀取電子檔案信息，電子檔案的真實(shí)、可靠、完整、可用屬性是否能得到保障還未可知。另外，多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接一個檔案管理系統(tǒng)，使電子文件單套制歸檔“四性”檢測面臨更大的挑戰(zhàn)，容易造成在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中證據(jù)鏈斷裂的風(fēng)險(xiǎn)，使電子信息和電子檔案來源不可靠進(jìn)而失去憑證價(jià)值。

三、 基于“單套制”的高校電子檔案信息生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建途徑

  1.提高認(rèn)識、轉(zhuǎn)變觀念，是推動單套制的高校電子檔案信息生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建的重要前提。首先，信息化思維是一種以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)信息獲取、處理、傳遞和利用的思維方式。在高校電子檔案信息管理中，普及信息化思維有助于提高管理人員的信息化素養(yǎng)和技術(shù)能力，使其更好地適應(yīng)數(shù)字化時代的需求。其次，單套制的高校電子檔案信息生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建是一種創(chuàng)新的管理模式，其核心理念是以單一的電子文件管理系統(tǒng)集中管理電子檔案信息。這種模式的優(yōu)勢在于簡化管理流程、提高管理效率、降低管理成本，并且更好地適應(yīng)數(shù)字化時代的需求。通過組織宣傳活動、提供培訓(xùn)課程、建立示范項(xiàng)目、加強(qiáng)交流與合作以及制定激勵政策等措施，可以更好地提高人們對單套制的認(rèn)識和理解，推動觀念的轉(zhuǎn)變，為單套制管理模式的推廣和應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

  2.強(qiáng)化信息主體單套制歸檔意識，培訓(xùn)或引進(jìn)信息技術(shù)人才。無論是前端電子文件形成部門人員還是最終的電子檔案管理人員都應(yīng)該充分意識到真正決定單套制能否順利推行的決定因素不是技術(shù)而是人。從信息生態(tài)的角度來說，信息主體是信息生態(tài)系統(tǒng)運(yùn)行的核心要素。從傳統(tǒng)的雙套制管理模式過渡到單套制，首先需要轉(zhuǎn)變的就是管理理念，檔案人員必須打破禁錮，緊跟時代的洪流，接受單套制、了解單套制，理清單套制的運(yùn)行模式，探索電子檔案單套制管理變革，從而推進(jìn)高校檔案信息化，更好地為學(xué)校中心工作提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。檔案部門也要意識到信息技術(shù)對高校檔案工作的影響，辯證看待信息技術(shù)的作用，優(yōu)化人才隊(duì)伍，引進(jìn)并留住信息技術(shù)人才。對于現(xiàn)有的檔案工作人員，加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)，理論學(xué)習(xí)與實(shí)操培訓(xùn)相結(jié)合，完善學(xué)習(xí)保障機(jī)制，提高檔案人員的電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)操能力，為單套制的運(yùn)行提供有力保障。

  3.加強(qiáng)信息管控能力，多部門聯(lián)動協(xié)同治理。單套制的實(shí)現(xiàn)僅靠檔案部門的努力是不夠的，要統(tǒng)籌規(guī)劃，信息技術(shù)部門與各業(yè)務(wù)部門聯(lián)動協(xié)同治理電子檔案信息。電子文件單套制歸檔是一個系統(tǒng)工程，學(xué)校要從信息化整體布局進(jìn)行規(guī)劃，明確電子文件產(chǎn)生的部門職責(zé)。

  學(xué)校信息規(guī)劃部門做好統(tǒng)籌工作，在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的初期就將電子檔案工作考慮在內(nèi)，設(shè)計(jì)好各系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接的接口，統(tǒng)一電子文件傳輸、歸檔、檢測的規(guī)范流程。在電子文件形成的初期就統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)等，保證電子文件的順利流動以及與檔案系統(tǒng)的對接。檔案部門制定科學(xué)合理的電子文件歸檔范圍和保管期限并告知業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門按照規(guī)定及時移交電子檔案，檔案部門提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督責(zé)任。由于電子文件脫離了紙質(zhì)載體的束縛，可以做到實(shí)時歸檔，檔案部門要根據(jù)實(shí)際情況及時制定電子文件接收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。通過多部門聯(lián)動形成電子檔案信息資源共建共治，推動分層分類先行先試，突破瓶頸與困境。針對“單套制”歸檔實(shí)施過程中碰到的問題進(jìn)一步討論和研究，形成可供推廣的經(jīng)驗(yàn)和做法。

  4.優(yōu)化信息環(huán)境，完善單套制相關(guān)制度規(guī)范。電子文件單套制歸檔受到外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境的影響，而規(guī)范制度是信息環(huán)境的重要環(huán)節(jié)。國家層面和地方層面的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)可以明確電子檔案的法律地位和效力，具有宏觀層面的指導(dǎo)作用，真正具體和針對性較強(qiáng)的還是高校自身根據(jù)實(shí)際情況制定的電子文件單套制歸檔規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。雖然電子檔案已有國家層面的法律和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)加持，但是針對高校電子檔案的規(guī)范卻遲遲沒有修訂，政策的缺乏一直也影響著“單套制”的實(shí)施力度和效率，強(qiáng)烈呼吁相關(guān)部門早日修訂高校重要的規(guī)范制度，提出明確要求。確認(rèn)高校電子檔案的效力，明確電子檔案單套制歸檔的合法地位才能真正推動單套制歸檔。另外，針對高?；?、科研、教學(xué)等類別的電子檔案管理規(guī)范也需要盡快出臺，為高校電子檔案工作提供依據(jù)。除了這些權(quán)威的制度規(guī)范，檔案部門也需要根據(jù)自己的實(shí)際情況制定本校的單套制管理辦法，為電子檔案單套制管理提供指導(dǎo)依據(jù)。

  5.提升信息技術(shù)水平，保障電子檔案信息安全可靠。信息技術(shù)對單套制的重要影響不可否認(rèn)，信息平臺的建設(shè)，數(shù)字簽章、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的應(yīng)用目前仍是保證電子檔案真實(shí)性的重要手段。要實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理，必須要與時俱進(jìn)，更新升級，形成有利于電子檔案長期保存的信息技術(shù)環(huán)境。在電子文件形成、處理、移交時期，保障系統(tǒng)安全，符合網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)和涉密安全分級保護(hù)要求，具備可靠的信息認(rèn)證技術(shù)。在電子文件歸檔環(huán)節(jié)加強(qiáng)“四性”檢測。在電子檔案長期保存方面，不斷完善存儲技術(shù)，檔案安全備份技術(shù)，以及系統(tǒng)遷移過程中對于電子檔案元數(shù)據(jù)的保護(hù)。在保護(hù)元檔案數(shù)據(jù)安全的同時，依據(jù)相關(guān)制度開發(fā)便捷電子檔案歸檔、利用的系統(tǒng)體系，從而解決檔案人員漏歸、遲歸現(xiàn)象。從歸檔可馬上轉(zhuǎn)化為利用，減少了目前的掃描中間環(huán)節(jié)，也將大大減少了出錯概率，長期來看也是大大減輕了高校的人力財(cái)力投資。

結(jié)語

  隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)融合帶來了更多應(yīng)用場景，電子文件歸檔成為大勢所趨。國內(nèi)外已經(jīng)有大量的研究與實(shí)踐，我們必須與時俱進(jìn)，正面迎接挑戰(zhàn)與機(jī)遇。在實(shí)際工作中，部分的單位進(jìn)行了積極的嘗試，但受制于政策不明確、觀念沒革新、技術(shù)保障不到位等原因，導(dǎo)致電子文件單套制歸檔的推動遇到瓶頸，難以有效突破。當(dāng)前需改變傳統(tǒng)認(rèn)知，進(jìn)一步探索分層分類推進(jìn)，加大信息化和技術(shù)化支持，在應(yīng)用管理和制度建設(shè)上不斷改革創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)從點(diǎn)到面，從淺入深的協(xié)同推進(jìn)。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://k2057.cn/w/wy/32640.html