加強(qiáng)高職院校檔案資源建設(shè)策略探索

檔案資源建設(shè)是開展檔案管理與服務(wù)的基礎(chǔ)性工作，記錄學(xué)校改革發(fā)展工作過程、查閱利用各類檔案信息、編研開發(fā)檔案文化產(chǎn)品都需要以規(guī)范準(zhǔn)確、齊全完整的檔案資源建設(shè)為依托。筆者以本校檔案工作為依據(jù)，探索了加強(qiáng)高職院校檔案資源建設(shè)的途徑與方法。

1  高職院校檔案資源建設(shè)存在的問題

1.1  檔案資源建設(shè)工作缺乏行政管理政策的有效保障

2008年頒布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條規(guī)定：高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。第十四條規(guī)定：高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。但在實(shí)際工作中，高職院校檔案工作在學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中鮮有提及，學(xué)校各部門檔案移交落實(shí)情況基本不在考核范圍之內(nèi)。由于缺乏行政管理政策的切實(shí)保障，高職院校檔案工作受重視程度不高，歸檔意識普遍比較缺乏。

1.2  檔案資源齊全度完整度較低

缺乏有效管理機(jī)制保障的直接影響是學(xué)校檔案歸集工作規(guī)范性不夠，導(dǎo)致檔案資源齊全度完整度較低。一是檔案資源未能完全涵蓋學(xué)校年度重點(diǎn)工作，一般而言，由學(xué)校黨政辦負(fù)責(zé)的文件類資料歸檔較為齊全，但由其他部門負(fù)責(zé)的學(xué)校教學(xué)、科研、學(xué)生管理等重大活動(dòng)資料的歸檔情況不理想，特別是各二級學(xué)院負(fù)責(zé)落實(shí)的校企合作活動(dòng)等歸檔資料容易出現(xiàn)疏漏。二是檔案資源延續(xù)性難以有效保障。由于聘期輪崗人員調(diào)整等原因，各部門負(fù)責(zé)人對檔案工作的認(rèn)識程度影響著檔案資源的歸集效果，有的部門甚至出現(xiàn)年度歸檔資料斷檔的情況。

1.3  檔案資源質(zhì)量參差不齊

歸檔意識不均衡導(dǎo)致各部門對歸檔工作重視程度個(gè)性化差異較大，一是歸檔部門負(fù)責(zé)人對檔案工作缺乏認(rèn)識導(dǎo)致歸檔任務(wù)布置不明確不具體，造成資料收集未能做到應(yīng)歸盡歸，或者一般性材料歸入永久歸檔范圍；二是兼職檔案工作人員業(yè)務(wù)能力不足，對歸檔資料缺乏系統(tǒng)化整理，或者出現(xiàn)某件檔案歸檔材料缺項(xiàng)的問題，影響的檔案資源建設(shè)的質(zhì)量。

2  加強(qiáng)高職院校檔案資源建設(shè)的途徑

2.1  開展個(gè)性化檔案工作宣傳與指導(dǎo)，強(qiáng)化歸檔意識

單純依靠下發(fā)通知和開個(gè)工作會(huì)是起不到強(qiáng)化歸檔意識的作用的，思想意識的統(tǒng)一需要在具體工作的反復(fù)交流和落實(shí)中逐漸形成。

2.1.1  借助校外專家講座提升檔案知識素養(yǎng)

利用學(xué)校每年開展中層干部培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，積極申請將檔案工作納入培訓(xùn)內(nèi)容，并邀請校外專家結(jié)合學(xué)校歸檔存在問題進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，從管理者層面推廣“大檔案”理念，為有效開展檔案資源建設(shè)提供理論指導(dǎo)。

2.1.2  開展兼職檔案員專題培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

兼職檔案員工作能力參差不齊，流動(dòng)性大，我們一方面結(jié)合年度歸檔工作情況對他們進(jìn)行整體業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，另一方面通過微信工作群交流歸檔具體問題并提供解決方案，確保他們既能從宏觀角度理解本部門歸檔工作任務(wù)，又能從微觀角度解決好歸檔中出現(xiàn)的個(gè)性化問題。

2.1.3  階段性跟進(jìn)各部門歸檔工作

定期聯(lián)系相關(guān)業(yè)務(wù)部門，掌握其歸檔工作進(jìn)展情況，利用各部門開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)進(jìn)行嵌入式宣傳，講解檔案基本業(yè)務(wù)知識，反復(fù)宣傳檔案工作，指導(dǎo)具體崗位歸檔任務(wù)和要求。事實(shí)證明，這種上門服務(wù)的宣傳指導(dǎo)不僅幫助具體崗位工作人員理解了檔案工作必要性，而且有效緩解了兼職檔案員的工作壓力，為他們順利落實(shí)歸檔任務(wù)起到輔助作用。

2.2  細(xì)化歸檔范圍，明確檔案資源建設(shè)制度依據(jù)

歸檔范圍和保管期限表是確保檔案資源齊全完整的具體依據(jù)，各高職院校通常根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》并參照其他高校相關(guān)制度形成本校的歸檔范圍及保管期限表，但是由于各高職院校機(jī)構(gòu)設(shè)置不盡相同，按照上述方式形成的歸檔范圍和保管期限表通常存在內(nèi)容寬泛、實(shí)操性和指導(dǎo)性不足的問題，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或兼職檔案員再根據(jù)自己對歸檔范圍的理解開展檔案工作，檔案資源的規(guī)范性和完整性更無法落實(shí)到位。

鑒于上述問題，我們首先依據(jù)上位文件并結(jié)合業(yè)務(wù)單位的工作職能形成了各部門歸檔范圍的試行版本，為其提供理論支持和參考依據(jù)，然后逐一與業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及科級管理人員討論交流，在分析各崗位工作內(nèi)容及目標(biāo)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)化各部門的歸檔內(nèi)容，基本形成內(nèi)容細(xì)致具體、涵蓋部門整體工作的歸檔范圍，這樣的歸檔范圍以檔案工作上位文件為指導(dǎo)，以業(yè)務(wù)部門具體工作職責(zé)為內(nèi)容，使部門負(fù)責(zé)人在布置歸檔工作時(shí)有法可依，檢查檔案歸集情況時(shí)有據(jù)可查，兼職檔案員在收集歸檔材料時(shí)有章可本，為確保檔案資源的齊全完整提供有效制度依據(jù)。

2.3  主動(dòng)挖掘年度歸檔信息，引導(dǎo)落實(shí)歸檔資料收集

檔案資源齊全完整需要日常積累，久久為功。檔案工作部門應(yīng)從日常工作推進(jìn)情況著手，掌握學(xué)校檔案資源建設(shè)的主動(dòng)權(quán)。

2.3.1  從綜合性文件中梳理歸檔資源

學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和總結(jié)對學(xué)校整體工作進(jìn)行了宏觀安排，并對工作落實(shí)的效果進(jìn)行了匯總。這些文件不僅是重要的歸檔資料，同時(shí)也對學(xué)校的歸檔內(nèi)容提供了切實(shí)的依據(jù)，通過對這些文件的梳理，檔案部門對學(xué)校一個(gè)時(shí)期或一年的檔案情況可以形成初步的框架，基本掌握各部門應(yīng)歸檔的內(nèi)容。另外，再參考各部門的工作總結(jié)，可以梳理出重點(diǎn)工作的歸檔內(nèi)容，從而有針對性的指導(dǎo)督促各部門對年度歸檔內(nèi)容做到應(yīng)歸盡歸，全面完整。

2.3.2  從宣傳報(bào)道中挖掘歸檔資源

各高職院校官網(wǎng)會(huì)宣傳報(bào)道學(xué)校教學(xué)、科研、學(xué)生管理、社會(huì)服務(wù)等領(lǐng)域的重要活動(dòng)和特色活動(dòng)，這些信息反映了各部門具體工作動(dòng)態(tài)，也是對歸檔內(nèi)容的有效提示。每周瀏覽一下宣傳信息，就可以挖掘出相關(guān)部門需要?dú)w檔的重點(diǎn)工作或特色工作，并提示兼職檔案員及時(shí)收集整理。特別是由多個(gè)部門聯(lián)合組織的活動(dòng)，往往忙于落實(shí)工作而忽視歸檔任務(wù)，通過檔案部門對活動(dòng)主責(zé)部門及時(shí)提示，有助于在活動(dòng)結(jié)束時(shí)及時(shí)完成資料收集整理，既促進(jìn)了歸檔資料齊全完整，又加強(qiáng)了歸檔意識的培養(yǎng)。

2.3.3  從重大活動(dòng)中完善歸檔資源

高職院校在接受上級主管部門巡視和專項(xiàng)工作檢查時(shí)，會(huì)對3-5年的工作情況進(jìn)行全面梳理和匯總，這項(xiàng)工作不僅是對學(xué)校工作的反思，也為歸檔工作提供了完善檔案資源的機(jī)會(huì)，對這些巡視和專項(xiàng)工作檢查材料進(jìn)行整體歸檔，是對學(xué)校檔案資源建設(shè)的積極補(bǔ)充。另外，校慶活動(dòng)也是完善檔案資源的好時(shí)機(jī)，例如我校2018年舉辦了建校60周年校慶活動(dòng)，期間征集了一批實(shí)物檔案，并從相關(guān)二級學(xué)院收集了一批學(xué)籍檔案資料，這些檔案資源成為展示學(xué)校發(fā)展歷程和提供查閱利用的第一手資料。

2.4  開展編研工作，提高檔案資源利用率

高職院校檔案資源建設(shè)也要從“資源庫”向“思想庫”轉(zhuǎn)變，通過開展編研利用，展示職業(yè)院校發(fā)展特色，為各部門開展業(yè)務(wù)工作提供參考，為校園文化建設(shè)提供助力。一是編制學(xué)校大事記、年鑒，清楚展示學(xué)校改革發(fā)展步伐和歷程，系統(tǒng)整理年度工作重點(diǎn)內(nèi)容，為學(xué)校進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展提供參考，為各部門查閱工作情況提供服務(wù)；二是編制部門歷史沿革以及校史資料，為開展校史校情學(xué)校文化教育提供可靠文獻(xiàn)資料；三是編制學(xué)校職業(yè)教育特色工作資料匯編，匯集各專業(yè)在職業(yè)教育創(chuàng)新、職業(yè)人才培養(yǎng)、校企協(xié)同合作等方面的特色資料，展示學(xué)校在職業(yè)教育領(lǐng)域的發(fā)展探索，并為進(jìn)一步深化改革提供借鑒。

3  工作原則

3.1  主動(dòng)服務(wù)的原則

高職院校檔案部門要掌握學(xué)校檔案工作的主動(dòng)權(quán)，在學(xué)校檔案資源建設(shè)方面靠前謀劃，主動(dòng)完善學(xué)校檔案工作制度，主動(dòng)建立檔案資源建設(shè)體系，主動(dòng)培養(yǎng)各層面檔案責(zé)任人檔案工作意識，主動(dòng)幫助各部門落實(shí)歸檔工作答疑解惑，主動(dòng)開發(fā)檔案資源利用途徑，主動(dòng)參與學(xué)校文化建設(shè)，帶動(dòng)和服務(wù)各部門做好學(xué)校檔案資源的收集管理工作。

3.2  以用為主的原則

高校檔案工作的理念在從“管用分離，以管為主”的模式向“管用結(jié)合，以用為主”的模式轉(zhuǎn)變，發(fā)揮檔案資源的文化價(jià)值是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的目標(biāo)，也是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的指導(dǎo)思想，從利用的角度思考檔案資源建設(shè)，才能使檔案資源建設(shè)目標(biāo)明確，并為編研利用工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://k2057.cn/w/kj/21223.html