數(shù)字化轉(zhuǎn)型視域下文書檔案數(shù)字化的有效管理策略探究

隨著文書檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，信息獲取變得更為便捷。在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之前，人們不得不通過費(fèi)力的人工查詢來追溯檔案資料，這既消耗時(shí)日又效率低落。數(shù)字化之后，利用電腦檢索系統(tǒng)及關(guān)鍵詞快速檢索，能夠輕松找到所需文件，極大提升了辦公效能。數(shù)字化的檔案還能通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行共享與交流，使得檔案的應(yīng)用突破了地理的界限，有效擴(kuò)大了信息的傳播領(lǐng)域。文書檔案實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對(duì)于其保護(hù)與留存有著劃時(shí)代的重要性。

傳統(tǒng)文書檔案經(jīng)常承受物理破損和化學(xué)老化的威脅，損耗后通常難以恢復(fù)，容易導(dǎo)致寶貴資料的不可逆失。數(shù)字化處理使得檔案信息得以在無物理觸碰的情況下實(shí)現(xiàn)復(fù)制與遷移，有效減少了檔案遭受損毀的可能性。通過數(shù)據(jù)備份與加密技術(shù)的運(yùn)用，能夠有效地預(yù)防信息遺失與被篡改，這為檔案資料的長(zhǎng)期保全提供了可靠的技術(shù)保障。數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)不僅提升了文書檔案的現(xiàn)代化以及規(guī)范性，也構(gòu)筑了一體化的數(shù)字檔案治理系統(tǒng)，采用了標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化的歸檔辦事流程，從而提升了治理效能，并且增強(qiáng)了檔案管理的明晰度及其社會(huì)信譽(yù)。數(shù)字檔案的便捷性讓不同部門和地區(qū)之間的信息交流與合作變得容易，對(duì)決策層制定政策、科學(xué)研討以及社會(huì)大眾的信息需求，提供了充足且可信的資源支持。文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型還具有重要的社會(huì)文化價(jià)值，經(jīng)過數(shù)字化可以對(duì)歷史檔案進(jìn)行有效保存和普及，讓更多的人能夠接觸和了解歷史文化，增強(qiáng)社會(huì)的文化自信和歷史意識(shí)。數(shù)字檔案作為一種新型的文化形態(tài)，本身也是文化創(chuàng)新和傳播的重要途徑，對(duì)于推動(dòng)社會(huì)文化的發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。

二、文書檔案實(shí)施數(shù)字化管理的意義

2.1保證檔案安全

實(shí)施了數(shù)字化管理措施后，顯著提升了文書檔案管理的防護(hù)水平和保全性。數(shù)字檔案能夠?qū)崿F(xiàn)多用戶共用，減少了對(duì)原文件的頻繁操作，從而降低了操作過程中的潛在危機(jī)，對(duì)原文件的保存也起到了積極的保護(hù)作用。通過實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和數(shù)碼化，有效規(guī)避了失誤、遺失與損壞等由自然及人為因素引致的不利影響，此舉進(jìn)一步提升了檔案管理的工作效能，并確保了檔案查閱與歸檔活動(dòng)的安全進(jìn)行。并且，數(shù)字化管理通常涉及將文書檔案進(jìn)行電子備份，這樣在遇到單個(gè)或多個(gè)硬件設(shè)備損壞的情況下，仍能確保文檔的正常運(yùn)用，并顯著減少了文檔操作的危險(xiǎn)性。在辦公流程中，機(jī)構(gòu)普遍對(duì)這些文書資料實(shí)施身份驗(yàn)證或者設(shè)定訪問控制，進(jìn)一步壓縮了文件被非法使用的事件，增強(qiáng)了檔案保管的安全保障。

2.2增強(qiáng)文書檔案管理時(shí)效

隨著社會(huì)逐漸融入數(shù)字化浪潮，各行各業(yè)都深受信息技術(shù)的深遠(yuǎn)影響。觀察目前的發(fā)展態(tài)勢(shì)，將文書檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字格式勢(shì)不可擋，成為新時(shí)代的發(fā)展必然。持續(xù)推進(jìn)文書檔案數(shù)字化進(jìn)程，并運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)全面覆蓋檔案管理的各個(gè)方面，提升管理內(nèi)容的科學(xué)化、高效化。這將極大地促進(jìn)信息資源的整合，全面提高檔案立卷與存檔的效率。在以往那些以紙本和手工為主要手段的管理體系里，文書檔案的保存時(shí)限不僅較短，而且保護(hù)成本高昂，這種體系下的檔案還極易受到保管環(huán)境的影響。相較之下，若推進(jìn)文書檔案的數(shù)字化處理，將其存儲(chǔ)和管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字方式，不僅能顯著提高文件資料的保密性，還能突破傳統(tǒng)保管的時(shí)空限制，從而最大程度地確保文件資料內(nèi)容的完整無損和真實(shí)有效。

2.3方便文件查詢

通過采用數(shù)字化手段，構(gòu)建了一個(gè)相對(duì)完整的服務(wù)器管理體系，顯著優(yōu)化了資料歸檔、查詢及升級(jí)的工作流程，使用上極為方便。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案共享主要依托于郵遞或復(fù)印服務(wù)，這可能因?yàn)閭鬟f耗時(shí)或其他外部因素的干擾，增加檔案使用過程中的風(fēng)險(xiǎn)，并且不能保障檔案記錄的完備性、防護(hù)性和時(shí)效性。與之相比，數(shù)字文檔管理系統(tǒng)突破了時(shí)空限制，依靠數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)快速的資料獲取與分發(fā)，確保了跨域和不同時(shí)段內(nèi)信息的暢通無阻，并加強(qiáng)了不同部門之間的協(xié)同工作，推進(jìn)組織事務(wù)的高效運(yùn)作。

2.4提高管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式往往依賴于人工操作，不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)。檔案數(shù)字化處理通過電子化方式實(shí)施歸檔分類、目錄編制及資料檢索，極大地增進(jìn)了檔案治理的工作效能。此外，檔案的數(shù)字化也能促進(jìn)檔案管理自動(dòng)化和智能化，減少了對(duì)人力的依賴，從而降低了管理的費(fèi)用。它不但提升了文獻(xiàn)檔案管理的效率，還顯著地減輕了紙質(zhì)檔案遺失與損害的情況，增強(qiáng)了文書資料的收集與保留效率，使得其存儲(chǔ)和利用價(jià)值得到了充分體現(xiàn)。數(shù)字化管理還能加快檔案的信息檢索和查詢速度，提升了檔案查找的迅速性和精確度。通過數(shù)字化的檢索方式，用戶可以快速找到所需的檔案，避免了傳統(tǒng)檔案管理方式中需要耗費(fèi)大量時(shí)間和人力的情況。同時(shí)，數(shù)字化管理還可以實(shí)現(xiàn)模糊查詢、組合查詢等多種查詢方式，提高了查詢的準(zhǔn)確性和效率。

三、文書檔案管理數(shù)字化的基本要求

1.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：建立統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括文件格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、命名規(guī)則等，以確保數(shù)字化檔案的一致性和可讀性。

2.安全性：采取適當(dāng)?shù)陌踩胧?，保護(hù)數(shù)字化檔案的機(jī)密性、完整性和可用性。這包括訪問控制、數(shù)據(jù)加密、備份和恢復(fù)機(jī)制等。

3.質(zhì)量控制：確保數(shù)字化過程中的圖像、音頻和視頻質(zhì)量，以及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

4.元數(shù)據(jù)管理：建立完整的元數(shù)據(jù)，包括檔案的背景信息、創(chuàng)建日期、作者等，以便更好地管理和檢索檔案。

5.培訓(xùn)與教育：為檔案管理人員提供數(shù)字化技術(shù)和管理方面的培訓(xùn)，以提高他們的技能和能力。

四、檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

4.1安全性不足

在以往的文書檔案管理中，主要使用的是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案容易受到保存環(huán)境的影響，濕度和溫度不合適可能造成檔案的損壞，并且，如果使用頻率較高，檔案也可能發(fā)生褪色、紙張破損、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，需要大量的人力和財(cái)力來管理。文書檔案數(shù)字化管理雖然能夠提高安全性，但是還存在一定不足，該工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，基于傳統(tǒng)管理方式存在的安全性問題，要解決其中存在的風(fēng)險(xiǎn)才能保證安全性的提高。例如，文書檔案數(shù)據(jù)存在一定被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，而數(shù)字化管理需要完善系統(tǒng)的管理結(jié)果，保證管理的保密性和安全性。但是，在部分單位，文書檔案管理數(shù)據(jù)庫并沒有開展完善的頂層設(shè)計(jì)，缺乏針對(duì)單位實(shí)際情況設(shè)計(jì)的特色數(shù)據(jù)庫，造成文書檔案管理建設(shè)科學(xué)性不足的問題，限制了文書檔案數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用。經(jīng)過對(duì)不同單位的文書檔案管理工作了解發(fā)現(xiàn)，在基層單位，還缺少數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，無法按照標(biāo)準(zhǔn)的程序落實(shí)數(shù)字化管理，從而導(dǎo)致了一些安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

4.2檔案文件的存檔期間技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)大

在采取現(xiàn)代化經(jīng)營策略的條件下，運(yùn)用信息技術(shù)成為不可或缺的一環(huán)，但是在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用這些技術(shù)可能導(dǎo)致安全漏洞。首先，處于數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中的檔案管理系統(tǒng)可能并非完善無缺，許多系統(tǒng)剛剛研發(fā)完畢，尚未能確保運(yùn)作的穩(wěn)定性和足夠的病毒偵測(cè)力度，這些不穩(wěn)定因素可能導(dǎo)致資料的損失；與此同時(shí)，技術(shù)缺陷和軟件更新變革下的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，若不配備嚴(yán)密的安全防護(hù)和經(jīng)驗(yàn)豐富的操作人員，檔案資料極易受到黑客攻擊或病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)，這可能會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)遺失或檔案管理系統(tǒng)崩潰。

4.3文書檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

技術(shù)進(jìn)步帶來了文書檔案管理的多元化，不僅僅局限于文件的分類和保管，還擴(kuò)展到了數(shù)據(jù)處理、信息科技的運(yùn)用及保密安全等多方技能和知識(shí)領(lǐng)域。目前，從事該領(lǐng)域工作的職員普遍缺乏必要的全面能力，這一問題已經(jīng)成為文件資料電子化改革及信息保障的重要阻礙。尤其是在信息技術(shù)應(yīng)用方面，這些工作人員顯得不夠?qū)I(yè)和熟練。數(shù)字化時(shí)代的來臨使得文書檔案的處理日益依托電子信息技術(shù)。不少負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員還是依舊使用著過去的紙質(zhì)文件管理方法，并且對(duì)新興的信息技術(shù)、數(shù)據(jù)保密手段、云技術(shù)以及對(duì)大數(shù)據(jù)的深度分析等相關(guān)知識(shí)了解甚少，這些因素影響了他們?cè)谖臋n整理、數(shù)據(jù)操控及信息保障等多個(gè)層面的工作能力與成果質(zhì)量。在信息安全方面的認(rèn)識(shí)不足亦是一大顯著問題。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，確保文書檔案的信息安全顯得極其關(guān)鍵。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，不單需要技術(shù)層面的安全防護(hù)，管理層人員還必須樹立強(qiáng)烈的信息安全意識(shí)，以便能識(shí)別并預(yù)防潛在的安全威脅。盡管如此，當(dāng)前眾多文書檔案的管理工作人員對(duì)信息保密工作的關(guān)注不足，對(duì)可能出現(xiàn)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)缺少必要的意識(shí)與防范技能。隨著數(shù)字化浪潮滲透到檔案管理領(lǐng)域，這一行業(yè)的工作者亦需具備多元化的知識(shí)體系。檔案管理已經(jīng)不是一個(gè)封閉的領(lǐng)域，而是需要與計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息技術(shù)、法律政策等多個(gè)行業(yè)密切結(jié)合。檔案管理者不僅需要精通傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還要熟悉相關(guān)法規(guī)，并具備計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)基本知識(shí)，甚至還要有一定的數(shù)據(jù)分析技術(shù)。然而，許多管理工作者的專業(yè)知識(shí)還很局限，缺乏覆蓋多學(xué)科的知識(shí)體系，這在一定程度上妨礙了他們適應(yīng)新環(huán)境的工作表現(xiàn)。

五、數(shù)字化轉(zhuǎn)型視域下文書檔案數(shù)字化的有效管理策略

5.1加強(qiáng)文書檔案安全控制

在管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時(shí)候，也要將信息備份方面的工作做好，為所有數(shù)字化資源備份提供一定保障，使異地備份機(jī)制有效建立起來。首先，開展管理系統(tǒng)認(rèn)證功能的構(gòu)建時(shí)，必須對(duì)機(jī)密等級(jí)和傳播權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格界定，合理劃分管理權(quán)限，并確立不同級(jí)別員工的使用權(quán)限，同時(shí)對(duì)使用者的行為加以監(jiān)控，并在出現(xiàn)違規(guī)等問題行為時(shí)提出整改要求以施加壓力。其次，在軟件管理方面，需提升對(duì)防范軟件安裝的關(guān)注度，并確保系統(tǒng)補(bǔ)丁能夠得到及時(shí)更新，以此實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)弱點(diǎn)的有力遏制，從而在確立安全預(yù)防措施的基礎(chǔ)上，確保文件檔案的安全性得到加固。第三，在這個(gè)新時(shí)代的安全防范工作中，還應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)安全基礎(chǔ)知識(shí)的教育，通過廣泛傳授正確使用系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)，并配合制定使用指南等方式，有力避免人為的違規(guī)操作對(duì)平臺(tái)造成的影響。第四，數(shù)字化的管理，也要將大數(shù)據(jù)平臺(tái)在安全防控上的作用充分發(fā)揮出來，要在數(shù)據(jù)信息監(jiān)控上進(jìn)行不斷的強(qiáng)化，從而借助智能化平臺(tái)功能、作用的發(fā)揮，對(duì)檔案數(shù)據(jù)異常波動(dòng)現(xiàn)象進(jìn)行及時(shí)、有效的監(jiān)控。

5.2持續(xù)進(jìn)行檔案技術(shù)升級(jí)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的本質(zhì)就是以技術(shù)的升級(jí)、優(yōu)化為主要依托，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量、水平的總體提升。而為了使管理技術(shù)目標(biāo)的良好實(shí)現(xiàn)提供保障，使智能化的檔案管理平臺(tái)有效搭建而成，重點(diǎn)所在就是通過掃描、語音識(shí)別等技術(shù)的應(yīng)用，智慧化管理系統(tǒng)的構(gòu)建等，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。通過建立智能化平臺(tái)，可以促進(jìn)數(shù)字檔案借用體系的廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)檔案相關(guān)資料的即時(shí)共享，滿足不同用戶遠(yuǎn)程查詢的需求。我們需要將原本散落的電子檔案集中管理，通過云技術(shù)的高效應(yīng)用來達(dá)成此目標(biāo)。在云技術(shù)運(yùn)用過程中，應(yīng)合理分配檔案管理權(quán)限，以此確保檔案資料庫的有效建設(shè)，從而從多角度優(yōu)化線上檔案處理流程，提高數(shù)字檔案的使用效率。另外，也要在文書檔案數(shù)據(jù)分析上進(jìn)行強(qiáng)化，將各方面的統(tǒng)計(jì)報(bào)表有效做好，要隨時(shí)地評(píng)估文書檔案管理，為采集信息精細(xì)化提供保證，使管理轉(zhuǎn)型、升級(jí)的現(xiàn)實(shí)需求得到充分滿足。

5.3定期開展專業(yè)培訓(xùn)與技能提升

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和變革，文書檔案管理者需要不斷提升自身的專業(yè)知識(shí)和技能，以適應(yīng)新時(shí)代的要求，保障文書檔案信息化管理的順利進(jìn)行。定期實(shí)施針對(duì)性的職業(yè)訓(xùn)練能夠促進(jìn)檔案管理人員對(duì)于電子技術(shù)的掌握與運(yùn)用，在檔案資訊數(shù)字化的轉(zhuǎn)變階段，他們必須學(xué)習(xí)多樣化的信息技術(shù)工具以及相關(guān)軟件，目的是更有效率地整理和應(yīng)用檔案資料。通過周期性的職業(yè)訓(xùn)練，管理人員能即時(shí)獲悉新興的電子技術(shù)趨勢(shì)，吸收并精通尖端的信息化管理方式和技巧，進(jìn)而在信息化管理的界限內(nèi)提高其職業(yè)能力。定時(shí)舉辦這樣的職業(yè)訓(xùn)練對(duì)于增強(qiáng)檔案管理者的信息保安意識(shí)和能力亦至關(guān)重要，信息保安在檔案數(shù)字化升級(jí)的路徑上是一個(gè)不容忽視的環(huán)節(jié)，即使是輕微的疏漏也有可能引發(fā)檔案信息的泄漏或損壞，帶來無法預(yù)計(jì)的嚴(yán)重后果。管理者經(jīng)過定期的專業(yè)培訓(xùn)可以了解信息安全的最新風(fēng)險(xiǎn)和威脅，學(xué)習(xí)并掌握信息安全管理的基本原理和方法，提高對(duì)文書檔案信息安全的保護(hù)意識(shí)和應(yīng)對(duì)能力。定期開展專業(yè)培訓(xùn)有助于促進(jìn)文書檔案管理團(tuán)隊(duì)的凝聚力和團(tuán)隊(duì)合作能力，在信息化管理過程中，需要文書檔案管理團(tuán)隊(duì)密切配合，共同完成各項(xiàng)任務(wù)。管理團(tuán)隊(duì)成員可以共同學(xué)習(xí)、共同討論，增進(jìn)相互之間的了解和信任，形成良好的團(tuán)隊(duì)合作氛圍，提高團(tuán)隊(duì)整體的工作效率和執(zhí)行力。

5.4 文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

文書檔案數(shù)字化建設(shè)通常需要?jiǎng)?chuàng)建索引目錄數(shù)據(jù)庫和詳細(xì)內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，并且要注意保證這兩個(gè)數(shù)據(jù)庫之間的信息能夠相互兼容。目前情況是，這兩種數(shù)據(jù)庫分別獨(dú)立進(jìn)行搭建。索引目錄數(shù)據(jù)庫通常利用一體化的檔案管理軟件進(jìn)行構(gòu)建，這方面的技術(shù)已相對(duì)成熟，并可以便捷地直接輸入檔案的索引級(jí)別信息，便于使用和管理。全文數(shù)據(jù)庫則采用專業(yè)的檔案數(shù)字化管理軟件或ACDsee等共享應(yīng)用軟件，通過統(tǒng)一著錄格式，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)存儲(chǔ)文書檔案信息，通過結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息處理，提升檔案利用效率。構(gòu)建文書檔案數(shù)據(jù)庫期間，諸多檔案機(jī)構(gòu)（室）須依照此技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合各自具體情況，妥善確定電子化文件檔案的相關(guān)參數(shù)選項(xiàng)與操作流程，以提高檔案電子化處理的管理質(zhì)量。

結(jié)語

綜上所述，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型這個(gè)宏觀環(huán)境下，信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)文書檔案的管理產(chǎn)生了深刻的變革。文書檔案的數(shù)字化過程復(fù)雜多元，覆蓋面廣泛。它的管理手段及內(nèi)容對(duì)管理成效有著直接的影響。鑒于此，檔案工作者應(yīng)當(dāng)不斷培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，運(yùn)用新的思維方式去解決數(shù)字化進(jìn)程中遇到的各種問題，確保檔案資源的完整性和真實(shí)性得到有效維護(hù)。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://k2057.cn/w/wy/32640.html