數(shù)字化轉型視域下文書檔案數(shù)字化的有效管理策略探究

隨著文書檔案實現(xiàn)數(shù)字化轉型，信息獲取變得更為便捷。在實現(xiàn)數(shù)字化之前，人們不得不通過費力的人工查詢來追溯檔案資料，這既消耗時日又效率低落。數(shù)字化之后，利用電腦檢索系統(tǒng)及關鍵詞快速檢索，能夠輕松找到所需文件，極大提升了辦公效能。數(shù)字化的檔案還能通過互聯(lián)網(wǎng)進行共享與交流，使得檔案的應用突破了地理的界限，有效擴大了信息的傳播領域。文書檔案實施數(shù)字化轉型，對于其保護與留存有著劃時代的重要性。

傳統(tǒng)文書檔案經(jīng)常承受物理破損和化學老化的威脅，損耗后通常難以恢復，容易導致寶貴資料的不可逆失。數(shù)字化處理使得檔案信息得以在無物理觸碰的情況下實現(xiàn)復制與遷移，有效減少了檔案遭受損毀的可能性。通過數(shù)據(jù)備份與加密技術的運用，能夠有效地預防信息遺失與被篡改，這為檔案資料的長期保全提供了可靠的技術保障。數(shù)字化轉型的推進不僅提升了文書檔案的現(xiàn)代化以及規(guī)范性，也構筑了一體化的數(shù)字檔案治理系統(tǒng)，采用了標準化、自動化的歸檔辦事流程，從而提升了治理效能，并且增強了檔案管理的明晰度及其社會信譽。數(shù)字檔案的便捷性讓不同部門和地區(qū)之間的信息交流與合作變得容易，對決策層制定政策、科學研討以及社會大眾的信息需求，提供了充足且可信的資源支持。文書檔案的數(shù)字化轉型還具有重要的社會文化價值，經(jīng)過數(shù)字化可以對歷史檔案進行有效保存和普及，讓更多的人能夠接觸和了解歷史文化，增強社會的文化自信和歷史意識。數(shù)字檔案作為一種新型的文化形態(tài)，本身也是文化創(chuàng)新和傳播的重要途徑，對于推動社會文化的發(fā)展具有積極的推動作用。

二、文書檔案實施數(shù)字化管理的意義

2.1保證檔案安全

實施了數(shù)字化管理措施后，顯著提升了文書檔案管理的防護水平和保全性。數(shù)字檔案能夠實現(xiàn)多用戶共用，減少了對原文件的頻繁操作，從而降低了操作過程中的潛在危機，對原文件的保存也起到了積極的保護作用。通過實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和數(shù)碼化，有效規(guī)避了失誤、遺失與損壞等由自然及人為因素引致的不利影響，此舉進一步提升了檔案管理的工作效能，并確保了檔案查閱與歸檔活動的安全進行。并且，數(shù)字化管理通常涉及將文書檔案進行電子備份，這樣在遇到單個或多個硬件設備損壞的情況下，仍能確保文檔的正常運用，并顯著減少了文檔操作的危險性。在辦公流程中，機構普遍對這些文書資料實施身份驗證或者設定訪問控制，進一步壓縮了文件被非法使用的事件，增強了檔案保管的安全保障。

2.2增強文書檔案管理時效

隨著社會逐漸融入數(shù)字化浪潮，各行各業(yè)都深受信息技術的深遠影響。觀察目前的發(fā)展態(tài)勢，將文書檔案轉為數(shù)字格式勢不可擋，成為新時代的發(fā)展必然。持續(xù)推進文書檔案數(shù)字化進程，并運用先進的信息技術全面覆蓋檔案管理的各個方面，提升管理內容的科學化、高效化。這將極大地促進信息資源的整合，全面提高檔案立卷與存檔的效率。在以往那些以紙本和手工為主要手段的管理體系里，文書檔案的保存時限不僅較短，而且保護成本高昂，這種體系下的檔案還極易受到保管環(huán)境的影響。相較之下，若推進文書檔案的數(shù)字化處理，將其存儲和管理轉變?yōu)閿?shù)字方式，不僅能顯著提高文件資料的保密性，還能突破傳統(tǒng)保管的時空限制，從而最大程度地確保文件資料內容的完整無損和真實有效。

2.3方便文件查詢

通過采用數(shù)字化手段，構建了一個相對完整的服務器管理體系，顯著優(yōu)化了資料歸檔、查詢及升級的工作流程，使用上極為方便。而傳統(tǒng)的紙質檔案共享主要依托于郵遞或復印服務，這可能因為傳遞耗時或其他外部因素的干擾，增加檔案使用過程中的風險，并且不能保障檔案記錄的完備性、防護性和時效性。與之相比，數(shù)字文檔管理系統(tǒng)突破了時空限制，依靠數(shù)字化手段實現(xiàn)快速的資料獲取與分發(fā)，確保了跨域和不同時段內信息的暢通無阻，并加強了不同部門之間的協(xié)同工作，推進組織事務的高效運作。

2.4提高管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式往往依賴于人工操作，不僅效率低下，而且容易出錯。檔案數(shù)字化處理通過電子化方式實施歸檔分類、目錄編制及資料檢索，極大地增進了檔案治理的工作效能。此外，檔案的數(shù)字化也能促進檔案管理自動化和智能化，減少了對人力的依賴，從而降低了管理的費用。它不但提升了文獻檔案管理的效率，還顯著地減輕了紙質檔案遺失與損害的情況，增強了文書資料的收集與保留效率，使得其存儲和利用價值得到了充分體現(xiàn)。數(shù)字化管理還能加快檔案的信息檢索和查詢速度，提升了檔案查找的迅速性和精確度。通過數(shù)字化的檢索方式，用戶可以快速找到所需的檔案，避免了傳統(tǒng)檔案管理方式中需要耗費大量時間和人力的情況。同時，數(shù)字化管理還可以實現(xiàn)模糊查詢、組合查詢等多種查詢方式，提高了查詢的準確性和效率。

三、文書檔案管理數(shù)字化的基本要求

1.標準規(guī)范：建立統(tǒng)一的數(shù)字化標準和規(guī)范，包括文件格式、元數(shù)據(jù)標準、命名規(guī)則等，以確保數(shù)字化檔案的一致性和可讀性。

2.安全性：采取適當?shù)陌踩胧?，保護數(shù)字化檔案的機密性、完整性和可用性。這包括訪問控制、數(shù)據(jù)加密、備份和恢復機制等。

3.質量控制：確保數(shù)字化過程中的圖像、音頻和視頻質量，以及數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

4.元數(shù)據(jù)管理：建立完整的元數(shù)據(jù)，包括檔案的背景信息、創(chuàng)建日期、作者等，以便更好地管理和檢索檔案。

5.培訓與教育：為檔案管理人員提供數(shù)字化技術和管理方面的培訓，以提高他們的技能和能力。

四、檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

4.1安全性不足

在以往的文書檔案管理中，主要使用的是紙質檔案，紙質檔案容易受到保存環(huán)境的影響，濕度和溫度不合適可能造成檔案的損壞，并且，如果使用頻率較高，檔案也可能發(fā)生褪色、紙張破損、丟失等風險，需要大量的人力和財力來管理。文書檔案數(shù)字化管理雖然能夠提高安全性，但是還存在一定不足，該工作具有較強的系統(tǒng)性，基于傳統(tǒng)管理方式存在的安全性問題，要解決其中存在的風險才能保證安全性的提高。例如，文書檔案數(shù)據(jù)存在一定被篡改的風險，而數(shù)字化管理需要完善系統(tǒng)的管理結果，保證管理的保密性和安全性。但是，在部分單位，文書檔案管理數(shù)據(jù)庫并沒有開展完善的頂層設計，缺乏針對單位實際情況設計的特色數(shù)據(jù)庫，造成文書檔案管理建設科學性不足的問題，限制了文書檔案數(shù)字化管理技術的應用。經(jīng)過對不同單位的文書檔案管理工作了解發(fā)現(xiàn)，在基層單位，還缺少數(shù)字化建設的技術規(guī)范和標準，無法按照標準的程序落實數(shù)字化管理，從而導致了一些安全風險的發(fā)生。

4.2檔案文件的存檔期間技術風險大

在采取現(xiàn)代化經(jīng)營策略的條件下，運用信息技術成為不可或缺的一環(huán)，但是在檔案管理領域應用這些技術可能導致安全漏洞。首先，處于數(shù)字化轉型過程中的檔案管理系統(tǒng)可能并非完善無缺，許多系統(tǒng)剛剛研發(fā)完畢，尚未能確保運作的穩(wěn)定性和足夠的病毒偵測力度，這些不穩(wěn)定因素可能導致資料的損失；與此同時，技術缺陷和軟件更新變革下的網(wǎng)絡環(huán)境，若不配備嚴密的安全防護和經(jīng)驗豐富的操作人員，檔案資料極易受到黑客攻擊或病毒入侵的風險，這可能會導致檔案數(shù)據(jù)遺失或檔案管理系統(tǒng)崩潰。

4.3文書檔案管理人員綜合素質有待提升

技術進步帶來了文書檔案管理的多元化，不僅僅局限于文件的分類和保管，還擴展到了數(shù)據(jù)處理、信息科技的運用及保密安全等多方技能和知識領域。目前，從事該領域工作的職員普遍缺乏必要的全面能力，這一問題已經(jīng)成為文件資料電子化改革及信息保障的重要阻礙。尤其是在信息技術應用方面，這些工作人員顯得不夠專業(yè)和熟練。數(shù)字化時代的來臨使得文書檔案的處理日益依托電子信息技術。不少負責檔案管理的工作人員還是依舊使用著過去的紙質文件管理方法，并且對新興的信息技術、數(shù)據(jù)保密手段、云技術以及對大數(shù)據(jù)的深度分析等相關知識了解甚少，這些因素影響了他們在文檔整理、數(shù)據(jù)操控及信息保障等多個層面的工作能力與成果質量。在信息安全方面的認識不足亦是一大顯著問題。在數(shù)字化轉型的背景下，確保文書檔案的信息安全顯得極其關鍵。要實現(xiàn)這一目標，不單需要技術層面的安全防護，管理層人員還必須樹立強烈的信息安全意識，以便能識別并預防潛在的安全威脅。盡管如此，當前眾多文書檔案的管理工作人員對信息保密工作的關注不足，對可能出現(xiàn)的信息安全風險缺少必要的意識與防范技能。隨著數(shù)字化浪潮滲透到檔案管理領域，這一行業(yè)的工作者亦需具備多元化的知識體系。檔案管理已經(jīng)不是一個封閉的領域，而是需要與計算機科學、信息技術、法律政策等多個行業(yè)密切結合。檔案管理者不僅需要精通傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)知識，還要熟悉相關法規(guī)，并具備計算機及網(wǎng)絡基本知識，甚至還要有一定的數(shù)據(jù)分析技術。然而，許多管理工作者的專業(yè)知識還很局限，缺乏覆蓋多學科的知識體系，這在一定程度上妨礙了他們適應新環(huán)境的工作表現(xiàn)。

五、數(shù)字化轉型視域下文書檔案數(shù)字化的有效管理策略

5.1加強文書檔案安全控制

在管理數(shù)字化轉型的時候，也要將信息備份方面的工作做好，為所有數(shù)字化資源備份提供一定保障，使異地備份機制有效建立起來。首先，開展管理系統(tǒng)認證功能的構建時，必須對機密等級和傳播權限進行嚴格界定，合理劃分管理權限，并確立不同級別員工的使用權限，同時對使用者的行為加以監(jiān)控，并在出現(xiàn)違規(guī)等問題行為時提出整改要求以施加壓力。其次，在軟件管理方面，需提升對防范軟件安裝的關注度，并確保系統(tǒng)補丁能夠得到及時更新，以此實現(xiàn)系統(tǒng)弱點的有力遏制，從而在確立安全預防措施的基礎上，確保文件檔案的安全性得到加固。第三，在這個新時代的安全防范工作中，還應該強化對安全基礎知識的教育，通過廣泛傳授正確使用系統(tǒng)的相關知識，并配合制定使用指南等方式，有力避免人為的違規(guī)操作對平臺造成的影響。第四，數(shù)字化的管理，也要將大數(shù)據(jù)平臺在安全防控上的作用充分發(fā)揮出來，要在數(shù)據(jù)信息監(jiān)控上進行不斷的強化，從而借助智能化平臺功能、作用的發(fā)揮，對檔案數(shù)據(jù)異常波動現(xiàn)象進行及時、有效的監(jiān)控。

5.2持續(xù)進行檔案技術升級

數(shù)字化轉型的本質就是以技術的升級、優(yōu)化為主要依托，促進檔案管理質量、水平的總體提升。而為了使管理技術目標的良好實現(xiàn)提供保障，使智能化的檔案管理平臺有效搭建而成，重點所在就是通過掃描、語音識別等技術的應用，智慧化管理系統(tǒng)的構建等，真正實現(xiàn)數(shù)字化轉型。通過建立智能化平臺，可以促進數(shù)字檔案借用體系的廣泛應用，實現(xiàn)文獻檔案相關資料的即時共享，滿足不同用戶遠程查詢的需求。我們需要將原本散落的電子檔案集中管理，通過云技術的高效應用來達成此目標。在云技術運用過程中，應合理分配檔案管理權限，以此確保檔案資料庫的有效建設，從而從多角度優(yōu)化線上檔案處理流程，提高數(shù)字檔案的使用效率。另外，也要在文書檔案數(shù)據(jù)分析上進行強化，將各方面的統(tǒng)計報表有效做好，要隨時地評估文書檔案管理，為采集信息精細化提供保證，使管理轉型、升級的現(xiàn)實需求得到充分滿足。

5.3定期開展專業(yè)培訓與技能提升

隨著信息技術的不斷發(fā)展和變革，文書檔案管理者需要不斷提升自身的專業(yè)知識和技能，以適應新時代的要求，保障文書檔案信息化管理的順利進行。定期實施針對性的職業(yè)訓練能夠促進檔案管理人員對于電子技術的掌握與運用，在檔案資訊數(shù)字化的轉變階段，他們必須學習多樣化的信息技術工具以及相關軟件，目的是更有效率地整理和應用檔案資料。通過周期性的職業(yè)訓練，管理人員能即時獲悉新興的電子技術趨勢，吸收并精通尖端的信息化管理方式和技巧，進而在信息化管理的界限內提高其職業(yè)能力。定時舉辦這樣的職業(yè)訓練對于增強檔案管理者的信息保安意識和能力亦至關重要，信息保安在檔案數(shù)字化升級的路徑上是一個不容忽視的環(huán)節(jié)，即使是輕微的疏漏也有可能引發(fā)檔案信息的泄漏或損壞，帶來無法預計的嚴重后果。管理者經(jīng)過定期的專業(yè)培訓可以了解信息安全的最新風險和威脅，學習并掌握信息安全管理的基本原理和方法，提高對文書檔案信息安全的保護意識和應對能力。定期開展專業(yè)培訓有助于促進文書檔案管理團隊的凝聚力和團隊合作能力，在信息化管理過程中，需要文書檔案管理團隊密切配合，共同完成各項任務。管理團隊成員可以共同學習、共同討論，增進相互之間的了解和信任，形成良好的團隊合作氛圍，提高團隊整體的工作效率和執(zhí)行力。

5.4 文書檔案數(shù)據(jù)庫建設

文書檔案數(shù)字化建設通常需要創(chuàng)建索引目錄數(shù)據(jù)庫和詳細內容數(shù)據(jù)庫，并且要注意保證這兩個數(shù)據(jù)庫之間的信息能夠相互兼容。目前情況是，這兩種數(shù)據(jù)庫分別獨立進行搭建。索引目錄數(shù)據(jù)庫通常利用一體化的檔案管理軟件進行構建，這方面的技術已相對成熟，并可以便捷地直接輸入檔案的索引級別信息，便于使用和管理。全文數(shù)據(jù)庫則采用專業(yè)的檔案數(shù)字化管理軟件或ACDsee等共享應用軟件，通過統(tǒng)一著錄格式，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，及時存儲文書檔案信息，通過結構化數(shù)據(jù)信息處理，提升檔案利用效率。構建文書檔案數(shù)據(jù)庫期間，諸多檔案機構（室）須依照此技術標準，并結合各自具體情況，妥善確定電子化文件檔案的相關參數(shù)選項與操作流程，以提高檔案電子化處理的管理質量。

結語

綜上所述，在數(shù)字化轉型這個宏觀環(huán)境下，信息技術的運用對文書檔案的管理產(chǎn)生了深刻的變革。文書檔案的數(shù)字化過程復雜多元，覆蓋面廣泛。它的管理手段及內容對管理成效有著直接的影響。鑒于此，檔案工作者應當不斷培養(yǎng)創(chuàng)新意識，運用新的思維方式去解決數(shù)字化進程中遇到的各種問題，確保檔案資源的完整性和真實性得到有效維護。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://k2057.cn/w/wy/32640.html