高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)研究

隨著信息化時(shí)代的到來，數(shù)字化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，其中就包括檔案管理領(lǐng)域。在高校組織管理中，高校干部人事檔案占據(jù)著舉足輕重的地位，它不僅承載著高校人才的信息資源，還是評價(jià)、選拔、任用高校干部的重要依據(jù)。所以，在新時(shí)代環(huán)境下，如何適應(yīng)信息化時(shí)代并提升干部人事檔案管理的質(zhì)效成為高校當(dāng)前亟待解決的重要問題。鑒于此，本文將目光聚焦于高校，就如何推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)提出具體建議，以供借鑒和指正。

一、關(guān)于高校干部人事檔案的基本論述

（一）高校干部人事檔案

作為高校檔案管理的重要組成部分，干部人事檔案是記錄高校干部個(gè)人經(jīng)歷、品德、才能、業(yè)績等各方面信息的載體。干部人事檔案不僅是高校對干部進(jìn)行評價(jià)、選拔和任用的重要依據(jù)，也是高校管理和發(fā)展的重要?dú)v史記錄。

一般來講，高校干部人事檔案主要包含以下內(nèi)容：

個(gè)人信息：包括高校干部的姓名、性別、出生日期、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等個(gè)人基本情況。

學(xué)習(xí)經(jīng)歷：包括高校干部的教育背景、學(xué)位授予情況、進(jìn)修培訓(xùn)經(jīng)歷等內(nèi)容的記錄，這些信息能夠反映高校干部的學(xué)術(shù)水平和專業(yè)能力。

工作經(jīng)歷：記錄了干部在高校及其他單位的工作經(jīng)歷，包括任職時(shí)間、職務(wù)崗位、工作職責(zé)等，這些信息可以作為評估干部的工作經(jīng)驗(yàn)和能力的重要依據(jù)。

獎(jiǎng)懲記錄：主要記錄了干部獲得榮譽(yù)稱號(hào)、獲獎(jiǎng)情況以及違紀(jì)處分等相關(guān)信息，這些信息可以作為評價(jià)干部誠信度和品行的重要參考。

績效考核：主要記錄了干部的工作績效評估結(jié)果，包括考核成績、評價(jià)意見等，這些信息能夠在很大程度上反映高校干部的工作能力和業(yè)績貢獻(xiàn)。

加強(qiáng)干部人事檔案管理，不僅能夠?yàn)楦咝９芾聿块T了解干部的基本情況和工作表現(xiàn)提供便利，也能夠?yàn)楦咝Ｗ龀龊侠淼倪x拔任用決策提供重要的參考依據(jù)。

（二）高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)

高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是指將高校干部人事檔案的管理、存儲(chǔ)、查詢等工作進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，即利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對干部人事檔案進(jìn)行處理和管理的過程。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)成為必然趨勢。究其原因，在傳統(tǒng)的人事檔案管理方式中，紙質(zhì)檔案占據(jù)大量空間，查找困難，易受損壞和遺失，給檔案管理帶來許多不便。而數(shù)字化信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)對干部人事檔案的電子化存儲(chǔ)和管理，使得檔案檢索更加快捷方便，同時(shí)也有利于保障檔案的安全性與可靠性。

二、高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)策略

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，夯實(shí)檔案數(shù)字信息化建設(shè)基礎(chǔ)

在推動(dòng)高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的過程中，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)至關(guān)重要。究其原因，基礎(chǔ)設(shè)施是檔案數(shù)字信息化建設(shè)的基石，只有建設(shè)穩(wěn)定、高效的基礎(chǔ)設(shè)施，才能確保檔案數(shù)字信息化建設(shè)工作有條不紊地順利開展，并促進(jìn)檔案數(shù)字信息化建設(shè)工作盡快取得預(yù)期成效。所以，在數(shù)字化環(huán)境下，高校一方面要加強(qiáng)對硬件設(shè)備的升級與維護(hù)，另一方面要積極引入新技術(shù)、新軟件，為檔案數(shù)字信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第一，加強(qiáng)硬件設(shè)備的升級與維護(hù)。首先，做好硬件設(shè)備升級工作。高校工作人員應(yīng)定期對現(xiàn)有硬件設(shè)備進(jìn)行全面客觀地評估，確定哪些設(shè)備需要升級，哪些設(shè)備可以繼續(xù)使用。之后，根據(jù)評估結(jié)果，制定詳細(xì)的升級計(jì)劃，對升級時(shí)間、升級內(nèi)容和升級預(yù)算等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行明確。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合發(fā)展需要以及成本控制目標(biāo)，選取性能優(yōu)良、穩(wěn)定可靠的硬件設(shè)備進(jìn)行升級，為干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)提供良好的支持。其次，做好維護(hù)硬件設(shè)備工作。高校工作人員要按照內(nèi)部規(guī)章制度，對硬件設(shè)備進(jìn)行定期巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，保證設(shè)備以最佳的狀態(tài)穩(wěn)定持續(xù)運(yùn)行。在此過程中，工作人員要根據(jù)巡檢結(jié)果，及時(shí)更新硬件設(shè)備的驅(qū)動(dòng)程序和固件，以提高設(shè)備的兼容性和穩(wěn)定性。不僅如此，還需要做好數(shù)據(jù)備份，并建立科學(xué)的恢復(fù)機(jī)制，以防止數(shù)據(jù)丟失和因設(shè)備故障導(dǎo)致的信息泄露和損失，確保高校干部人事檔案信息完整。

第二，重視軟件系統(tǒng)的更新與優(yōu)化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和人事檔案管理的需求變化，軟件系統(tǒng)必須進(jìn)行定期更新與優(yōu)化，否則無法推動(dòng)檔案數(shù)字信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)和穩(wěn)定發(fā)展。首先，加強(qiáng)對軟件系統(tǒng)的更新，及時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行功能升級和缺陷修復(fù)。技術(shù)人員要結(jié)合高校干部人事檔案管理的特點(diǎn)和需求，對軟件系統(tǒng)進(jìn)行功能拓展和優(yōu)化，及時(shí)增加新的管理模塊和功能，比如“高級檢索”、“自動(dòng)分類”等功能，提高系統(tǒng)的靈活性和可定制性。同時(shí)，對系統(tǒng)存在的缺陷和問題進(jìn)行及時(shí)排查和修復(fù)，消除安全隱患，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。其次，注重對軟件系統(tǒng)的實(shí)時(shí)優(yōu)化，全面提高系統(tǒng)運(yùn)行性能及效率。技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)對新技術(shù)的關(guān)注和引入，通過對軟件系統(tǒng)的性能優(yōu)化以及算法的改進(jìn)，提高系統(tǒng)的處理速度和響應(yīng)時(shí)間。與此同時(shí)，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和查詢效率，為檔案的快速檢索和高效管理提供有力支持。除此之外，高校還需要不斷夯實(shí)檔案數(shù)字信息化建設(shè)基礎(chǔ)，即一方面要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)帶寬和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力，確保數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)的安全性和穩(wěn)定性。另一方面，要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和技術(shù)水平，為軟件系統(tǒng)的更新與優(yōu)化提供有力的人才保障，也為高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)提供強(qiáng)大支持。

（二）推進(jìn)技術(shù)應(yīng)用與創(chuàng)新，提高檔案數(shù)字信息化建設(shè)水平

在致力于推動(dòng)高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)與發(fā)展的過程中，不僅要加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用，引入更高效、更智能的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理；還需要注重技術(shù)創(chuàng)新，通過引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等一系列前沿技術(shù)，不斷提高高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)水平。整體來講，高?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面入手打造先進(jìn)且強(qiáng)大的技術(shù)體系，為干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。

第一，引入數(shù)據(jù)采集與處理技術(shù)，提高檔案管理效率。數(shù)據(jù)采集是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，通過合理的數(shù)據(jù)采集技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對干部檔案信息的全面、準(zhǔn)確和快速錄入。首先，通過手工錄入、掃描、OCR識(shí)別等多種方式，將高校干部的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)術(shù)成果等相關(guān)信息進(jìn)行采集和提取，全面提高數(shù)據(jù)信息的采集效率和準(zhǔn)確性。在此過程中，一定要遵循相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范，保證數(shù)據(jù)的合法性和安全性。其次，通過數(shù)據(jù)清洗、分類、轉(zhuǎn)化等處理技術(shù)，對采集到的干部檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效整合和組織，為后續(xù)檔案信息化管理及實(shí)時(shí)檢索提供便利。

第二，應(yīng)用云計(jì)算。云計(jì)算是一種基于互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算方式，可以提供靈活、可擴(kuò)展的計(jì)算資源。在高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)中，可以通過云計(jì)算實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的虛擬化與集中化管理，即將干部人事檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在云端，實(shí)現(xiàn)對檔案的高效訪問與共享。此外，云計(jì)算還可以提供強(qiáng)大的計(jì)算能力，用于快速處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，加速檔案檢索與分析的過程。高校在推動(dòng)干部人事檔案信息化管理的過程中，可以應(yīng)用以下兩種云計(jì)算服務(wù)模式，一是基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)（IaaS），這是一種將計(jì)算基礎(chǔ)架構(gòu)（如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)）作為服務(wù)提供給用戶的服務(wù)模式，可以通過IaaS模式實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施資源的動(dòng)態(tài)擴(kuò)展和按需分配，提高資源利用率和靈活性，并且降低硬件投入成本和維護(hù)成本。二是平臺(tái)即服務(wù)（PaaS），這一種將應(yīng)用程序開發(fā)和部署平臺(tái)作為服務(wù)提供給用戶的服務(wù)模式，高?？梢酝ㄟ^PaaS模式構(gòu)建干部人事檔案管理平臺(tái)，借助此平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化、信息化管理。

第三，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)是指處理和分析大規(guī)模數(shù)據(jù)集的方法與工具。在高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)中，高校可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對大規(guī)模干部人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，發(fā)現(xiàn)其中隱藏的關(guān)聯(lián)關(guān)系和規(guī)律，為高校管理層做出合理的人事決策提供重要的信息支持，例如，通過分析干部的職業(yè)發(fā)展軌跡和業(yè)績表現(xiàn)，為學(xué)校人才培養(yǎng)和引進(jìn)提供決策依據(jù)。與此同時(shí)，高?？梢酝ㄟ^數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，將人事干部檔案數(shù)據(jù)以圖形、圖表等直觀的形式進(jìn)行展示，幫助工作人員更好地理解和分析數(shù)據(jù)。例如，通過制作教職工干部的職業(yè)發(fā)展軌跡圖和業(yè)績表現(xiàn)柱狀圖等，便于高校領(lǐng)導(dǎo)更好地了解干部的職業(yè)發(fā)展和業(yè)績表現(xiàn)情況。此外，高?？梢酝ㄟ^數(shù)據(jù)整合技術(shù)，將涉及到多個(gè)部門的干部人事檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合處理，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和協(xié)同工作。例如，將干部的工作開展情況等信息進(jìn)行整合處理，為學(xué)校人才評估和培養(yǎng)提供全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

第四，應(yīng)用人工智能技術(shù)。傳統(tǒng)的人事檔案分類和檢索需要大量的人力和時(shí)間，效率低下。而人工智能技術(shù)可以通過自然語言處理、圖像識(shí)別等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對干部人事檔案的自動(dòng)分類和智能檢索，促進(jìn)檔案管理的速度和精確度大幅提高。不過需要注意到，雖然人工智能技術(shù)的應(yīng)用帶來了很多便利，但也面臨著一些挑戰(zhàn)，例如數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)問題、技術(shù)更新迭代的速度問題等。為了應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，高校應(yīng)采取加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)、建立完善的技術(shù)機(jī)制等措施，促進(jìn)人工智能技術(shù)在干部人事檔案管理中得到良好應(yīng)用。

（三）完善標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化體系，保障檔案數(shù)字信息化建設(shè)質(zhì)量

一方面，標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化體系是保障高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)質(zhì)量的基礎(chǔ)，可以通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保障干部人事數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，避免信息丟失和錯(cuò)誤，提高檔案管理的效率和便利性。另一方面，標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化體系能促進(jìn)檔案數(shù)字信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展，即高校通過制定明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，引導(dǎo)各部門按照統(tǒng)一的要求進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，避免受到個(gè)人主觀意識(shí)和隨意性的干擾，推動(dòng)檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字信息化建設(shè)。

第一，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與流程規(guī)范。高校應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字信息化標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案數(shù)字化的基本要求和流程。首先，制定的檔案數(shù)字信息化標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括數(shù)字化設(shè)備的選擇與使用、數(shù)字化存儲(chǔ)與管理的方法與技術(shù)、數(shù)字檔案的分類與檢索等內(nèi)容，通過明晰的標(biāo)準(zhǔn)增強(qiáng)高校干部人事檔案數(shù)字化工作的規(guī)范性和統(tǒng)一性，全面提高檔案數(shù)字化管理水平。其次，高校需要建立一套完善的檔案數(shù)字信息化流程規(guī)范，對檔案數(shù)字化前的準(zhǔn)備工作、數(shù)字化過程中的操作要求以及數(shù)字化后的存儲(chǔ)與管理措施等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、責(zé)任要求等進(jìn)行明確劃分，確保數(shù)字化工作按照規(guī)范開展。與此同時(shí)，提供明晰的指南，幫助各相關(guān)部門及工作人員歸納數(shù)據(jù)信息、檢索檔案等提供重要指導(dǎo)。

第二，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化體系的實(shí)施與改進(jìn)。首先，在按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與流程規(guī)范開展干部人事檔案管理工作時(shí)，高校應(yīng)注重檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保他們能夠熟練掌握相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中。同時(shí)，要加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正不符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的行為。其次，持續(xù)改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化體系，高校應(yīng)隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理工作的變化，定期對體系進(jìn)行評估和修訂，在明確其不足并發(fā)現(xiàn)其問題的基礎(chǔ)上，找出主要制約因素，并合理調(diào)整和完善標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化體系，以確?，F(xiàn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與流程規(guī)范滿足干部人事檔案數(shù)字信息化管理要求。

（四）加強(qiáng)信息安全管理，維護(hù)檔案數(shù)字信息化建設(shè)安全

在數(shù)字化時(shí)代，信息安全是一個(gè)非常重要的問題。對于高校而言，在推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的過程中，信息安全管理至關(guān)重要。只有確保信息安全，才能保證檔案系統(tǒng)的可靠性、完整性和保密性。所以，高校要加強(qiáng)信息安全管理，有效維護(hù)檔案數(shù)字信息化建設(shè)安全。

第一，建立健全安全管理制度。高校應(yīng)結(jié)合干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的特點(diǎn)與要求，建立一套涵蓋信息安全政策、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等相關(guān)內(nèi)容的安全管理體系，對各部門、各崗位人員需要承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行合理劃分，對其在軟硬件設(shè)施中擁有的操作權(quán)限進(jìn)行科學(xué)設(shè)定，實(shí)施安全審計(jì)和監(jiān)控制度，定期進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評估和演練，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理漏洞或者問題，促進(jìn)工作人員采取有效措施保障檔案信息管理安全。

第二，增強(qiáng)安全防范意識(shí)并引入安全防護(hù)技術(shù)。在推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的過程中，高校需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，增強(qiáng)他們的信息安全意識(shí)，引導(dǎo)他們正確規(guī)范地使用系統(tǒng)并自覺遵守安全規(guī)范，同時(shí)使其在培訓(xùn)與實(shí)踐中不斷提高應(yīng)對安全事件的應(yīng)急能力。除了管理層面的措施，高校還應(yīng)該采取一系列技術(shù)手段來保障信息安全。例如，通過加密傳輸通道、設(shè)置訪問控制權(quán)限、建立防火墻和入侵檢測系統(tǒng)等技術(shù)手段，有效阻止未經(jīng)授權(quán)的訪問和攻擊，以確保檔案系統(tǒng)的安全性。

第三，加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制建設(shè)。在高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)過程中，可能會(huì)因硬件故障、軟件故障、人為誤操作等導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞，所以，高校要建立完善的數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。高校可以采用冷備和熱備兩種數(shù)據(jù)備份方式。其中，冷備是指在數(shù)據(jù)發(fā)生故障時(shí)，通過手動(dòng)方式將備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到系統(tǒng)中。熱備是指通過技術(shù)手段實(shí)時(shí)備份數(shù)據(jù)，一旦數(shù)據(jù)發(fā)生故障，可以立即恢復(fù)。數(shù)據(jù)備份策略需要根據(jù)實(shí)際情況制定。同時(shí)，高校需要制定合理的備份策略，確保數(shù)據(jù)庫文件、系統(tǒng)配置文件等關(guān)鍵數(shù)據(jù)定期備份，建議將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防止單點(diǎn)故障。另外，高校應(yīng)采用多種備份方式，即除了傳統(tǒng)的磁盤備份外，考慮使用云存儲(chǔ)等在線備份方式，以提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。最后，高校應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，以驗(yàn)證備份是否成功并確保恢復(fù)時(shí)間合理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)備份故障，保證備份系統(tǒng)穩(wěn)定可靠。

三、結(jié)語

總之，高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。高校要深刻認(rèn)識(shí)到推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并且通過加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、完善安全保障體系等一系列措施深化干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)，為其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大驅(qū)動(dòng)力。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://k2057.cn/w/wy/32640.html