關(guān)于大中專院校建設(shè)綜合檔案室的具體措施

建設(shè)綜合檔案室的意義

所謂的綜合檔案室，是目前社會對于企業(yè)機關(guān)檔案管理制度所要求的新趨勢，一般來說，企業(yè)機關(guān)會建立專門的檔案室，用以保存及維護本企業(yè)機關(guān)的全部檔案資料。綜合檔案室的建立則對檔案室的工作提出了更詳細要求，具體來說，綜合檔案室的建立，要求綜合檔案室能夠完成企業(yè)對檔案管理工作的相關(guān)政策完善；安全保存、管理檔案，及時為企業(yè)機關(guān)工作需要提供檔案材料，并將材料出現(xiàn)的問題或發(fā)生的改變進行修改；負責(zé)檔案材料的移交和轉(zhuǎn)接工作，建立適應(yīng)信息化社會發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)。對于學(xué)院而言，師生的檔案，特別是學(xué)生的檔案，需要在教育教學(xué)的過程中不斷進行變更、修改，在其完成學(xué)業(yè)以后，學(xué)院還得負責(zé)其的檔案移交及后續(xù)工作，同時院校師生的檔案重要程度不言而喻，如若院校管理檔案發(fā)生失誤，將很容易產(chǎn)生較為嚴(yán)重的后果。大中專院校學(xué)生數(shù)量多，檔案資料繁雜，管理難度比較大，因此對于大中專院校而言，建立健全完善的綜合檔案室制度，是學(xué)院建設(shè)中最基礎(chǔ)的一步。

關(guān)于大中專院校建設(shè)綜合檔案室的具體措施

（一） 提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度

綜合檔案室不同于學(xué)院建設(shè)的其他部門，其工作內(nèi)容不能很快地展現(xiàn)出工作效果，綜合檔案室的建立目的，是為了適應(yīng)大中專院校其他部門和檔案被管理人對于檔案的工作需要，以提高這種任務(wù)的工作效率為主要目標(biāo)而存在[1]。不同于學(xué)院后勤部能統(tǒng)籌解決學(xué)校師生生活管理問題、財政部能負責(zé)學(xué)院財務(wù)支出管理和統(tǒng)計問題等，綜合檔案室因為其特殊的工作情況，其工作內(nèi)容不能很快很直觀地體現(xiàn)出來，因此，在大中專院校的學(xué)院建設(shè)中，綜合檔案室的建設(shè)完善工作，常常得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理者的重視。

就實際情況而言，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理者因為要關(guān)心學(xué)院建設(shè)的方方面面，不能直接體悟到對于建設(shè)綜合檔案室的重要性，所以需要學(xué)校管理工作者去積極進行爭取，為學(xué)院建設(shè)綜合檔案室提供先決條件。對于綜合檔案室的建設(shè)，需要有足夠的經(jīng)濟支撐、充分的時間準(zhǔn)備、完善的人力資源、豐富的設(shè)備設(shè)施，這些不能通過管理檔案工作者的個人或集體努力來實現(xiàn)，因此學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視就格外重要，只有得到了學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，才能為建設(shè)工作所需要的物質(zhì)基礎(chǔ)找到強而有力的保障。具體來說，對于大中專院校的檔案管理工作者而言，應(yīng)該常常與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進行溝通交流，分享如今社會發(fā)展下檔案管理的新趨勢，以及個人或集體在檔案管理和利用方面存在的不便。用這樣的方式，讓學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)了解到檔案管理工作的內(nèi)容，為學(xué)校更好發(fā)展轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的態(tài)度，重視綜合檔案室的建立，加大關(guān)注程度，是實現(xiàn)大中專院校建設(shè)綜合檔案室的第一步。但是值得注意的是，在與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)溝通交流的過程中，一定要注意措辭和匯報重點，以免造成不良影響。

（二）善于運用現(xiàn)代技術(shù)

信息化社會的發(fā)展，為人們的生活帶來了全新的變化，對于檔案管理工作也是如此。在曾經(jīng)的大中專院校檔案管理工作中，檔案管理通常采用分散式的紙質(zhì)管理方法，這樣的管理方法要求檔案管理者時常對檔案進行清潔修護，而且應(yīng)該注意對檔案的備份工作，否則很容易導(dǎo)致檔案損壞、丟失的問題。同時這樣的管理方法也給檔案利用帶來了巨大的不便，對于需要使用的檔案資料，需要檔案管理者人工尋找、調(diào)用、修改、復(fù)原，移交檔案工作所耗費的人力物力資源大，浪費時間多，也容易面臨出錯情況。

為了順應(yīng)科技發(fā)展，在實現(xiàn)大中專院校建設(shè)綜合檔案室的過程中，對于檔案數(shù)據(jù)的處理，可以更多地依賴計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)媒體，采用信息化的處理數(shù)據(jù)方式，將檔案錄入到網(wǎng)絡(luò)上進行維護管理，通過設(shè)置權(quán)限的方式，保證檔案信息不可隨意被人修改。通過計算機技術(shù)來移交、修改、存儲檔案數(shù)據(jù)，是實現(xiàn)綜合檔案室建設(shè)的有效手段。通過這樣的方式，不僅能夠減少檔案管理所需要的人力物力，也能更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作對大中專院校的需求。

（三） 正確認識管理工作

對于檔案管理工作，通常會呈現(xiàn)出一種顯著變化的要求趨勢。對于大中專院校的檔案處理更是如此，簡單來說，在大中專院校需要對畢業(yè)學(xué)生檔案進行移交時，檔案管理者的工作要求將變高、工作內(nèi)容將變多、工作效率要求將變嚴(yán)苛，在這一工作進行完成以后，檔案管理工作會陷入無事可做的尷尬境地，其它的檔案工作也同樣呈現(xiàn)著這一趨勢。因此對于檔案管理者而言，很多的檔案管理者都同時負責(zé)著其他的工作，在管理檔案的空閑時間，從事于其他的學(xué)習(xí)建設(shè)。這也導(dǎo)致了很多檔案管理者對于檔案管理工作的認識不足，但大中專院校建設(shè)的綜合檔案室，要求檔案管理者擁有正確的管理意識，在檔案管理間隙時常對檔案系統(tǒng)進行維護，為實現(xiàn)檔案綜合管理而不斷努力。因此為了實現(xiàn)大中專院校建設(shè)綜合檔案室的工作，對于從事這一工作的工作者而言，一定要轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，培養(yǎng)吃苦耐勞、無私奉獻、顧全大局、不怕艱難、勇于嘗試和挑戰(zhàn)的工作精神，確保檔案管理工作能夠順利實現(xiàn)革新，為建設(shè)工作提供最基本的推動動力。

結(jié)束語

大中專院校建設(shè)綜合檔案室，是為了滿足如今社會對學(xué)校檔案管理工作的需求。在社會信息化的不斷發(fā)展下，國家和個人對于學(xué)院檔案的利用率必將顯著增加，為了適應(yīng)時代發(fā)展，每一個檔案管理工作者都應(yīng)該轉(zhuǎn)變態(tài)度，重新規(guī)劃自己對檔案管理的工作計劃。

本文來源：《魅力中國》：http://k2057.cn/w/wy/25805.html