智慧校園建設背景下高校檔案管理數(shù)字化路徑研究

引言

“智慧校園”作為高校“十四五”信息化建設的重要組成部分，其建設不僅關乎學校教育的現(xiàn)代化水平，更直接影響著高校管理效率和服務質(zhì)量的提升?！吨腔坌@總體框架》、《教育管理信息化數(shù)據(jù)標準體系框架》等國家政策標準的發(fā)布，不僅為智慧校園的建設提供了科學的指導和規(guī)范，也預示著高校信息化建設將步入一個更加科學、規(guī)范、高效的新階段。在這一背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以適應智慧校園建設的需求，數(shù)字化檔案管理不僅可以大幅提高管理效率，還能更好地實現(xiàn)資源共享，挖掘檔案的深層價值，因此高校檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型顯得尤為必要。

一、智慧校園建設背景下高校檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢

1.提供管理效率

傳統(tǒng)的高校檔案管理方式往往依賴于紙質(zhì)檔案，不僅限制檔案的流轉(zhuǎn)速度，還增加管理者的勞動強度。紙質(zhì)檔案的歸類、整理上架工作耗時且繁瑣，容易出現(xiàn)工作失誤。相比之下，數(shù)字化檔案管理通過系統(tǒng)自動識別和匯總，極大地節(jié)省了人力物力，提高了檔案管理的準確性和工作效率。數(shù)字化手段還能借助網(wǎng)絡和計算機技術，實現(xiàn)檔案信息的迅速互聯(lián)和互通，從而加速了檔案的查詢、借閱和下載過程。

2.實現(xiàn)資源共享

在智慧校園的建設框架下，高校檔案的數(shù)字化管理進一步推動了檔案信息的流通與共享。通過二維碼、物聯(lián)網(wǎng)及遠程控制平臺等先進技術的應用，檔案信息可以實現(xiàn)即時共享，并通過網(wǎng)絡進行數(shù)據(jù)交換，打破了校園內(nèi)外的信息壁壘。此外，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術構建的“檔案云”，能夠整合和開發(fā)資源，推動檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而建立一個數(shù)字化的檔案交換平臺，不僅能加強檔案信息的有效連接和升級，還能為師生提供更為智能和精準的信息共享服務。

3.創(chuàng)造深層價值

高校檔案蘊含了豐富的數(shù)據(jù)、科研、歷史、社會和人文價值，這些價值在數(shù)字化管理過程中將得到更深層次的挖掘和利用。數(shù)字化檔案管理正在逐漸改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，其不僅僅是對檔案的存儲和保管，更是對檔案價值的深度開發(fā)和利用。借助數(shù)字化手段，可以更好地記錄學校的發(fā)展歷程、學術成果和辦學特色，構建一個持久的投資機制和價值體系，有助于引導高校的決策和教學改革，還能推動信息化管理的深入發(fā)展，實現(xiàn)檔案價值的最大化。

二、智慧校園建設背景下高校檔案管理數(shù)字化面臨的挑戰(zhàn)

1.設備設施配置不足

高校檔案數(shù)字化管理對設備設施的依賴程度極高，而現(xiàn)實中卻往往面臨配置不足的困境。一方面，隨著技術的快速發(fā)展，軟硬件的更新速度日益加快，但高校在資金和資源分配上可能無法及時跟上這種更新速度。老舊的數(shù)據(jù)采集設備、落后的輸出設備以及存儲容量和服務器的空間限制，都嚴重制約了檔案數(shù)字化的效率和質(zhì)量。例如，一些高校仍在使用老舊的掃描儀和存儲設備，不僅影響了檔案數(shù)字化的速度，還可能因設備故障導致數(shù)據(jù)丟失。另一方面，檔案信息化軟件方面的問題也同樣突出，系統(tǒng)升級維護困難、數(shù)據(jù)加密技術不足等問題屢見不鮮。由于高校檔案管理系統(tǒng)往往與其他校園管理系統(tǒng)相互關聯(lián)，因此一旦檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題，則會影響到整個智慧校園的穩(wěn)定運行。

2.開發(fā)利用水平較低

受傳統(tǒng)思維觀念和技術水平的限制，許多高校的檔案資源開發(fā)利用水平仍然較低。盡管高校已經(jīng)開始嘗試各種開發(fā)手段，但大量檔案資源仍然處于“沉睡”狀態(tài)，未能有效轉(zhuǎn)化為對高校各項工作有價值的信息。比如，在人事檔案方面，通過深入挖掘和分析，本可以優(yōu)化人力資源配置，提高教職工的工作效率。但由于缺乏有效的開發(fā)手段和技術支持，這類檔案的潛在價值往往被忽視。此外，一些高校在檔案開發(fā)利用上還存在重藏輕用的現(xiàn)象，過于注重檔案的保密性和安全性，而忽視了其作為信息資源的開發(fā)利用價值。

3.信息安全保障欠缺

由于高校檔案管理部門通常不具備獨立研發(fā)能力，因此其信息安全維護往往依賴于外部供應商，而這種依賴一旦形成，也會帶來潛在的風險。當系統(tǒng)受到黑客攻擊或破壞，會導致整個智慧校園系統(tǒng)的癱瘓，數(shù)據(jù)資源可能面臨被篡改、刪除的風險。此外，網(wǎng)絡攻擊還會導致檔案重要資料的泄露，對高校造成重大損失。例如，一些黑客可能會利用系統(tǒng)漏洞竊取學生的個人信息或?qū)W校的敏感數(shù)據(jù)，進而進行非法活動。同時，數(shù)字化檔案的公開共享與保密設置之間也存在一定的矛盾，如何在保障信息安全的前提下實現(xiàn)檔案的合理利用和共享，是高校檔案管理數(shù)字化進程中需要解決的重要問題。

4.人員素質(zhì)有待提高

檔案管理信息系統(tǒng)的引入對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，不僅需要熟悉檔案管理的流程和制度，還需要具備較高的信息素養(yǎng)和信息技術操作能力。然而，許多高校檔案管理人員雖然經(jīng)驗豐富，但在新技術接受和學習方面卻往往存在不足，體現(xiàn)在技術、思維方式、工作習慣等各個層面。一些檔案管理人員固守傳統(tǒng)思維方式，對新技術的接受和學習意愿不高，即使引進了先進的智慧檔案管理系統(tǒng)，也存在操作不當或不會操作的情況，不僅影響檔案管理信息化的推進效率，還因操作失誤導致數(shù)據(jù)丟失或損壞等嚴重后果。

三、智慧校園建設背景下高校檔案管理數(shù)字化的優(yōu)化路徑

1.加大資金投入，完善智慧系統(tǒng)平臺

在智慧校園建設的背景下，高校檔案管理數(shù)字化的推進離不開穩(wěn)定且持續(xù)的資金投入。資金是完善智慧系統(tǒng)平臺的關鍵要素，它不僅關系到檔案管理數(shù)字化的基礎設施建設，還影響著后續(xù)的技術更新和服務升級。

為了實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的目標，高校需要構建一個長期穩(wěn)定的投入機制，確保有足夠的資金支持檔案管理的持續(xù)信息化進程。高校財務部門應與檔案管理部門緊密合作，根據(jù)信息化建設的藍圖來合理編制預算，并分配專項資金用于檔案管理的數(shù)字化建設，主要用于購置和更新高性能的服務器、存儲設備、網(wǎng)絡設備等硬件設備以及采購或開發(fā)適合高校檔案管理需求的軟件系統(tǒng)。在資金得到保障的前提下，高?？梢灾纸⒑屯晟浦腔蹤n案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應具備數(shù)字檔案的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、鑒定、利用和移交等全方位的功能，滿足檔案管理的日常需求。同時，為了提高系統(tǒng)的易用性和便捷性，可以開發(fā)一些特色功能，如語音檔案查詢、自助查詢、離線下載和遠程傳閱等，極大地提升全校師生使用檔案的體驗。為了進一步延伸服務觸角，檔案管理部門還可以考慮推出移動應用，如“掌上檔案館”，使師生能夠隨時隨地通過手機或其他移動設備訪問智慧檔案管理系統(tǒng)，為師生提供更加便捷的服務，還能促進檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推動智慧校園建設的深入發(fā)展。

2.注重開發(fā)利用，挖掘檔案潛在價值

在智慧校園建設的背景下，高校檔案管理的數(shù)字化不僅要關注檔案的存儲與保管，更要著眼于檔案的開發(fā)利用，才能充分挖掘檔案的潛在價值。

一方面，要深化檔案編研與學術研究。高校檔案蘊含著豐富的歷史、文化和科研信息，是學術研究的重要資源。為了有效挖掘這些資源的價值，檔案管理部門可以采取以下具體措施：其一，組織專題編研項目。針對學校發(fā)展歷史、重要事件、知名人物等主題，組織專門的編研團隊進行深入研究。通過梳理相關檔案資料，編寫校史、年鑒、大事記等編研成果，借助書籍、文章、展覽等多種形式向社會和學術界展示。其二，開展跨學科合作項目。檔案管理部門可以主動尋求與其他學科的合作，共同開展基于檔案資料的學術研究。例如，與歷史學、社會學、文化學等學科的研究人員合作，利用檔案資料探討相關學術問題，推動產(chǎn)生新的學術成果。其三，建立學術研究數(shù)據(jù)庫。將檔案資料進行數(shù)字化處理，建立專門的學術研究數(shù)據(jù)庫，增加關鍵詞搜索、數(shù)據(jù)分析等功能，為研究人員提供便捷的查詢和分析工具。

另一方面，要推進檔案信息化服務與應用。在智慧校園框架下，開發(fā)面向全校師生和社會的檔案查詢與利用平臺，提供多樣化的查詢方式（如關鍵詞搜索、時間軸瀏覽等），并支持在線預覽、下載和打印等功能，以便用戶能夠方便快捷地獲取所需檔案資料。同時，檔案管理部門可以利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術，對檔案資料進行深入挖掘和分析，為用戶提供個性化的知識服務。例如，根據(jù)用戶的研究方向和興趣偏好，推送相關的檔案資料和研究動態(tài)，幫助用戶更好地進行學術研究或教學工作。此外，檔案管理部門可以定期舉辦檔案知識講座、展覽等活動，向全校師生和社會公眾普及檔案知識，提高大家對檔案工作的認識和重視程度，也可以邀請校內(nèi)外專家進行學術交流，推動檔案領域的創(chuàng)新發(fā)展。

3.加強安全管理，保障檔案隱私安全

為了全面提升數(shù)字化檔案的安全性，必須構建堅固的信息安全防護體系，需要從技術防護、數(shù)據(jù)加密、用戶身份驗證、系統(tǒng)監(jiān)控和日志審計等多個維度來確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。

首先，安裝防火墻，阻止外部非法訪問。防火墻能夠監(jiān)控和控制進出網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)流，從而有效抵御外部的網(wǎng)絡攻擊，同時入侵檢測系統(tǒng)（IDS）能夠?qū)崟r監(jiān)控網(wǎng)絡傳輸，及時發(fā)現(xiàn)并報告任何可疑活動，為檔案管理人員提供預警。除了網(wǎng)絡層面的防護，還應在每臺服務器和終端上安裝防病毒軟件，確保系統(tǒng)和數(shù)據(jù)不被惡意軟件感染和破壞。其次，數(shù)據(jù)加密是保護檔案數(shù)據(jù)不被竊取或篡改的關鍵技術，所有存儲在服務器或傳輸中的數(shù)字化檔案都應采用高強度的加密算法進行加密，如此一來即使數(shù)據(jù)在傳輸過程中被截獲，攻擊者也難以解密其中的內(nèi)容。同時，為了防止數(shù)據(jù)丟失或損壞，必須實施定期的數(shù)據(jù)備份策略，備份數(shù)據(jù)不僅要存儲在本地，還應考慮使用遠程數(shù)據(jù)中心或云存儲平臺進行異地備份。此外，嚴格用戶身份驗證與訪問控制。除了傳統(tǒng)的用戶名和密碼驗證方式外，還應引入更安全的動態(tài)口令、生物識別身份驗證技術，有效防止密碼被盜用或暴力破解。在訪問控制方面，應根據(jù)用戶的角色和職責來設定不同的訪問權限。例如，檔案管理員可以擁有對檔案的完全訪問權限，而普通用戶則只能查看和下載自己權限范圍內(nèi)的檔案。實施細粒度的訪問控制策略，可以最大限度地減少數(shù)據(jù)泄露的風險。

4.加強人員培訓，提升管理人員素養(yǎng)

在智慧校園建設的大背景下，高校檔案管理數(shù)字化的推進不僅需要先進的技術和設備，更需要一支具備專業(yè)素養(yǎng)和技能的管理團隊。

一方面，要開展專業(yè)技能培訓。由于數(shù)字化檔案管理涉及到計算機技術、信息技術、數(shù)據(jù)庫管理等多個領域，因此需要為管理人員提供專業(yè)的技能培訓，包括但不限于檔案數(shù)字化處理技術、電子檔案管理系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)安全與備份策略等。高?？梢远ㄆ诮M織內(nèi)部培訓或邀請行業(yè)專家進行授課，確保管理人員能夠熟練掌握相關技能。同時，為了適應技術發(fā)展的快速變化，高校還可以與相關技術提供商建立合作關系，定期安排管理人員參與外部培訓或研討會，以便及時了解并掌握最新的技術和行業(yè)動態(tài)。

另一方面，加強培養(yǎng)信息化意識和創(chuàng)新思維。在培訓過程中，應強調(diào)信息化對檔案管理工作的重要性，引導管理人員樹立信息化意識，學會利用信息技術提高工作效率和服務質(zhì)量。此外，還應鼓勵管理人員培養(yǎng)創(chuàng)新思維，勇于嘗試新的管理方法和技術手段。高?？梢栽O立創(chuàng)新獎勵機制，對在檔案管理工作中做出創(chuàng)新嘗試并取得成效的管理人員給予表彰和獎勵，從而激發(fā)整個管理團隊的創(chuàng)新活力。

5.推動跨部門合作，實現(xiàn)檔案資源的整合與共享

當前，高校內(nèi)部各個部門之間往往存在著信息孤島現(xiàn)象，導致檔案資源分散、重復建設以及利用效率低下，為了解決這一問題，檔案管理部門應積極與其他部門展開合作，打破部門壁壘，實現(xiàn)檔案資源的整合與共享。具體而言，可以建立跨部門的檔案管理協(xié)作機制，明確各部門的職責與分工，共同推進檔案數(shù)字化的進程。借助智慧校園平臺，構建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，將各個部門的檔案資源進行集中存儲和管理，確保檔案信息的準確性和完整性。制定開放的檔案數(shù)據(jù)接口標準，實現(xiàn)與其他校園管理系統(tǒng)的無縫對接，進一步提高檔案資源的利用效率和共享程度。

跨部門合作不僅能夠減少重復勞動和資源浪費，還能夠為高校師生提供更加便捷、高效的檔案服務，推動智慧校園建設的深入發(fā)展。例如，通過與教學、科研、學生管理等部門的緊密合作，檔案管理部門可以及時了解并掌握學校各項工作的最新動態(tài)，主動收集并歸檔相關檔案資料，確保檔案信息的實時性和全面性。同時，其他部門也可以利用檔案管理系統(tǒng)查詢和獲取所需的檔案資料，為教學、科研和學生管理等工作提供有力的信息支持。

結(jié)束語

綜上所述，在智慧校園建設的時代背景下，高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性日益凸顯，然而在轉(zhuǎn)型過程中也面臨著設備配置、開發(fā)利用、信息安全和人員素質(zhì)等方面的諸多挑戰(zhàn)。為此，本文提出了一系列切實可行的優(yōu)化路徑，旨在全面提升高校檔案管理的數(shù)字化水平，為高校的教育教學和管理工作提供更加堅實的支撐。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://www.k2057.cn/w/wy/32640.html