專項審核工作視角下人事檔案管理和利用

干部人事檔案能夠反映干部政治思想和個人素質(zhì)，科學記載著干部成長履歷、業(yè)績貢獻、廉政勤政等情況。相較于其他檔案資料，干部人事檔案屬于一種專門檔案，它涵蓋干部成長全貌的信息資料，是組織人事部門進行人力資源管理的重要工具，能夠為干部選拔和任用提供參考意見。

1.探討開展干部人事檔案專項審核工作意義

第一，優(yōu)化干部檔案管理質(zhì)量，保證檔案資料真實、可靠。干部人事檔案是新時代黨的重要執(zhí)政資源，干部人事檔案作為干部考察的證明和依據(jù)，是開展干部提拔和任用相關(guān)工作的核心參考資料，規(guī)范的專項審核工作，能夠有效提升檔案管理品質(zhì)，通過落實規(guī)范干部人事檔案專項審核工作，能夠有效改善資料篡改現(xiàn)象，更準確的掌握干部的基本信息和個人履歷情況，進而為后續(xù)干部選拔工作提供科學有效支持。

第二，保證干部信息準確性，夯實干部隊伍。人事管理是提高單位核心競爭力、促進單位持續(xù)發(fā)展的一項重要管理內(nèi)容。干部人事檔案資料反映個人的業(yè)務能力、品德作風、工作表現(xiàn)，是內(nèi)部評優(yōu)評先和提拔任用的基礎(chǔ)資料，通過完成干部人事檔案專項審核，能夠提高人事管理效率，利用準確的審核結(jié)果夯實干部人才基礎(chǔ)，保障單位的長遠發(fā)展。

2.分析干部人事檔案專項審核工作難點

干部人事檔案專項審核工作主要是對“三齡、兩歷、一身份”的審核，通過人事檔案專項審核工作研究，深入結(jié)合干部人事檔案專項審核的8個項目，44個風險點，對檔案材料的高危隱患進行深入排查，以我院納入審核范圍的321卷檔案為研究基礎(chǔ)，對檔案審核的難點以及原因進行研究分析統(tǒng)計。

2.1檔案信息、資料不全面

根據(jù)我院檔案專項審核工作統(tǒng)計，干部人事檔案最常見的材料缺失主要集中在干部任免材料，學習經(jīng)歷證明資料、工資薪級及崗位變動、職稱變動、勞動合同等，以上材料缺失情況較為嚴重。上述材料缺失的原因主要有：第一，前期檔案管理的不足，檔案材料形成、歸檔不及時是主要原因。第二，干部沒有對檔案政策形成正確理解和認知，檔案意識差，檔案中有關(guān)表格的信息資料的填寫不完全、不準確，甚至錯填信息，這給后續(xù)干部檔案資料審核檢查工作造成阻礙，降低專項審核效率。第三，單位對職工日常宣教不足、檔案收集工作不到位。干部工作期間的進修培訓資料、工作后取得的學歷材料，大多數(shù)由干部本人保管。干部本人不知道人事檔案材料的歸檔范圍，干部本人上交檔案材料不及時，單位組織人事檔案專項審核時才開始整理、采集，這導致一些資料早已缺失，增加了干部檔案專項審核工作的復雜程度。第四，干部工作變動，原單位對檔案材料未進行審核。檔案材料例如：年度考核表、薪級工資表及崗位變動工資表等部分缺失，沒有補充完整就進行檔案轉(zhuǎn)遞工作。

2.2基本信息記載不一致

筆者統(tǒng)計了納入審核范圍的321份干部人事檔案資料信息，發(fā)現(xiàn)一些基礎(chǔ)信息普遍存在記載不一致的現(xiàn)象，這些基礎(chǔ)信息是干部提拔、晉升等各項工作審核的重點內(nèi)容，信息記載不一致是人事檔案管理的漏洞造成的。記載不一致的信息主要有：（1）干部出生日期這一基本信息，貫穿于整本人事檔案，存在記載錯誤、記載不一致或者亂涂改的情況。出生日期記載不一致，經(jīng)分析小部分存在為升學改小年齡、入團以及就工改大年齡等原因，大多數(shù)為非趨利性記載不一致或者涂改。干部本人陰陽歷換算交替填寫；個別表格填寫不認真、筆誤修正；檔案早期材料非本人填寫，具體細節(jié)記憶不清；還有個別特例，干部本人早期身份證辦理錯誤與本人實際出生日期不符，后期記載與身份證填寫一致。（2）第四類學歷材料，小學入學時間記載不一致較為多見，小部分檔案出現(xiàn)小學、初中、高中學習時間段或者所在學校記載不一致。學習經(jīng)歷記載不一致，絕大多數(shù)存在填表隨意性大 ，小學入學時間記憶不清，還存在部分干部本人初中、高中復課，后期為了遮蓋，小學入學時間記載拖后一年，個別檔案存在高考移民風險。（3）第六類黨團材料，入黨、入團時間、地點、介紹人記載不一致。這種情況通常是入黨、入團時間記錄在記憶遺忘和混淆的情況下，所填時間和信息存在差異，最終與志愿書入黨、入團時間不符。（4）第九類工資材料，參加工作時間與相關(guān)證明資料存在差異，工作經(jīng)歷時間記載不一致。個別檔案，工作經(jīng)歷與學習經(jīng)歷存在交叉、矛盾現(xiàn)象，需要調(diào)查核實相關(guān)經(jīng)歷。參加工作時間記載不一致，原因主要是工資表形成不嚴謹，轉(zhuǎn)正定級工資表的參加工作時間和后期工資表的工齡起算時間不相符。其次，干部本人由于工作調(diào)動，工作經(jīng)歷時間段記憶模糊，填寫表格不重視。再次，干部人事檔案中早期缺少合同、社保繳費記錄導致有工作經(jīng)歷工作人員工齡核定困難。

2.3戶籍檔案管理、服務方式落后，調(diào)取戶籍檔案耗時費力

在審核過程中，會遇到早期材料涂改、出生日期記載不一致的檔案?，F(xiàn)行認定干部出生日期的主要政策依據(jù)是《中共中央組織部、人事部、公安部關(guān)于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字﹝2006﹞41號）：“對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)”。以濰坊地區(qū)為例，在取證原始戶籍檔案材料的過程中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)戶籍檔案已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化，但是不能實現(xiàn)網(wǎng)上查詢，極個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)戶籍檔案仍然需要查詢紙質(zhì)檔案材料，檔案堆積無序，檢索困難。筆者認為，在戶籍檔案管理方面，應盡快實現(xiàn)戶籍檔案數(shù)字化全覆蓋，應隨著互聯(lián)網(wǎng)、人工智能技術(shù)的發(fā)展實現(xiàn)網(wǎng)上查檔，提升服務效率。

2.4專項審核人才儲備不足、水平參差不齊

干部人事檔案專項審核人才的計劃儲備不足，不重視，檔案專項審核人員臨時調(diào)配，不能全職參加干部人事檔案專項審核工作。專項審核工作人員水平參差不齊，對《干部人事檔案操作手冊》的認定原則和干部檔案審核風險點掌握不熟練，研究不深入，不能熟練處理審核發(fā)現(xiàn)的問題，故此，檔案審核工作進展緩慢、檔案審核質(zhì)量有待提高。

2.5信息化滯后，日常管理不足

從當前干部人事檔案專項審核現(xiàn)狀來看，干部人事檔案信息化起步較晚且水平相對滯后以及我國很長一段時間里紙質(zhì)版人事檔案日常檔案管理欠規(guī)范，給檔案的涂改現(xiàn)象創(chuàng)造了很多機會。這帶來的最為直觀的影響是信息記載不一致，專項審核效率較低下，影響檔案的有效利用。無論是數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展還是大數(shù)據(jù)環(huán)境的來臨，都要求干部人事檔案管理和專項審核工作隨著網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展而創(chuàng)新。

3. 人事檔案管理和利用工作機制研究

3.1加強檔案日常管理，梳理管理制度

為有效改善干部檔案資料不完整、不規(guī)范的問題，以醫(yī)院組織人事需求為驅(qū)動，以提供干部精準信息為導向，梳理修訂《濰坊醫(yī)學院附屬醫(yī)院人事檔案管理制度》，制定了《人事檔案材料收集催繳時間明細表》、《人事檔案材料收集催繳情況反饋通知單》、《人事檔案材料收集、歸檔審核事項登記表》、《人事檔案材料收集、歸檔審核反饋整改通知單》。從檔案收集、鑒別、整理、歸檔環(huán)節(jié)細化責任分工，促進業(yè)務科室和人事檔案室的聯(lián)動機制，保證人事檔案材料齊全、完整、真實、規(guī)范。

3.2做好“三齡、兩歷、一身份”認定工作，推行人事檔案審核全覆蓋機制

嚴格遵守檔案審核的工作流程和工作制度，檔案專項審核工作常態(tài)化，發(fā)現(xiàn)涉嫌造假、存疑問題，要根據(jù)需要調(diào)查核實。人事檔案審核全覆蓋機制，是有推廣的必要性和可行性的。首先，有利于準確的掌握干部隊伍的基本情況和個人履歷情況，方便人力資源管理。我院為了更好的利用人事檔案專項審核成果，梳理審核認定信息，建立了《退休人員篩選數(shù)據(jù)庫》、《臨床科室主任、護士長基本信息數(shù)據(jù)庫》。其次，人事檔案審核全覆蓋，可以加強干部對人事檔案專項審核的重視程度，使職工正確認識到資料準確、完整填寫的重要性，進而從根本上避免干部檔案資料不完整、欠準確的問題，以此保證檔案信息真實準確。

3.3建立檔案管理人員、檔案專項審核人員培訓制度

加強人事檔案管檔隊伍的建設(shè)力度，制定崗位培訓制度，利用定期的教育培訓將最新的檔案管理理念、專項審核技術(shù)和工作流程及時傳遞給工作人員，促進專項審核工作質(zhì)量和管檔隊伍業(yè)務素質(zhì)雙提升。為有效解決干部檔案資料記載與實際情況不一致的問題，要根據(jù)檔案管理特點做到專人專職，落實獨立的管理體系和標準，利用統(tǒng)一標準約束檔案資料信息，增強其規(guī)范性。

3.4深化激勵和約束機制，調(diào)整獎懲制度

首先，加強其他部門與檔案管理部門之間的有效溝通，要求各個部門積極主動配合檔案資料采集工作，杜絕拖拉散漫，將其與工資績效掛鉤。提高信息采集的及時性和干部資料檔案歸檔效率，從而提高檔案資料信息記載與實際情況之間的一致性，讓造假現(xiàn)象無處容身。其次，把檔案管理員的日常管理工作和工資績效掛鉤，不斷督促管理人員完善自身，促進專業(yè)化干部人事檔案工作隊伍的形成與發(fā)展。

3.5完善監(jiān)督機制、責任追究制度

加強干部人事檔案工作監(jiān)督機制、責任追究制度，對檔案管理工作和專項審核工作提出嚴明的紀律要求。要堅持“誰管理、誰把關(guān)，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負責”的原則。要利用制度較強的監(jiān)督和約束性，首先，幫助管理人員及時掌握干部情況變化，實現(xiàn)相關(guān)信息資料高效采集，做好資料更新工作、檔案資料真?zhèn)畏直婀ぷ?，把好選拔、任用的第一關(guān)，促進干部人事檔案動態(tài)化管理目標的實現(xiàn)。其次，要幫助干部提高對干部人事檔案資料真實性審核的重視，全面提升干部政治意識，增強其道德自覺性、在尊重事實的前提下規(guī)范、準確、誠信填寫相關(guān)資料。

3.6加強信息化建設(shè)，創(chuàng)新人事檔案管理和審核方式

應遵循檔案管理“走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”的發(fā)展要求，推進人事檔案管理信息化水平，從而使人事檔案更好地服務干部隊伍建設(shè)。在干部人事檔案信息化建設(shè)過程中，要根據(jù)發(fā)展趨勢搭建規(guī)范、科學的信息化平臺，積極引進各種數(shù)據(jù)采集和處理技術(shù)軟件，以方便隨時從人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提取信息，更新、完善干部人事信息庫數(shù)據(jù)內(nèi)容。要積極開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)和干部人事檔案專項審核系統(tǒng)模塊的功能，切實提升干部人事檔案專項審核的速度，充分發(fā)揮檔案在干部選拔任用中的參考作用，為相關(guān)工作提供準確、可靠的數(shù)據(jù)支撐。在推進信息化建設(shè)的同時做好干部檔案資料的保密和備份工作，嚴防干部檔案資料涂改造假，進一步提高干部人事檔案資料準確性和真實可靠性。

3.7調(diào)研豐富檔案信息，保障檔案信息完整性

筆者在審核過程中發(fā)現(xiàn)近年來《入團志愿書》、《畢業(yè)生登記表》格式簡化，表格中缺少家庭成員信息欄目的設(shè)置和填寫。在個別學習經(jīng)歷記載不一致的檔案審核過程中，我們發(fā)現(xiàn)由于表格的簡化，不利于掌握干部家庭成員信息在升學前和升學后的變化整體情況，不利于分析調(diào)查學習經(jīng)歷記載不一致的原因。因此結(jié)合干部人事檔案專項審核工作調(diào)研干部人事檔案材料各類信息表涵蓋的信息，保障人事檔案信息的完整性和可利用性是非常有必要的。此外我們應借鑒國外人事檔案管理經(jīng)驗，進一步完善人事檔案信息的完整性，豐富檔案材料的內(nèi)容類別，加強人事檔案管理、服務網(wǎng)絡的建設(shè)。

4  結(jié) 語

綜上所述，本研究以積極推進人事檔案的規(guī)范化管理和利用活動為主要路徑，以確保人事檔案的完整性、可靠性、可利用性為主要目標，以服務新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)為導向，健全管理制度，細化工作標準，創(chuàng)新工作方式，強化監(jiān)督機制，以干部人事檔案專項審核工作為切入點推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化，建章立制，進而為后續(xù)干部選拔、選用等工作提供科學有效支持，為醫(yī)院的發(fā)展服務。

文章來源：  《上海輕工業(yè)》  http://k2057.cn/w/kj/30978.html