全面發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的途徑探析

檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的作用分析

發(fā)揮紙質(zhì)檔案原始憑證作用提升檔案真實(shí)性

    檔案自身價(jià)值的作用，體現(xiàn)在檔案原始證據(jù)、法律憑證等方面，對(duì)檔案材料長遠(yuǎn)發(fā)展來看，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，要注重對(duì)電子檔案真實(shí)性與法律效應(yīng)相關(guān)問題進(jìn)行判定。但是，針對(duì)電子檔案的法律地位未能補(bǔ)充相應(yīng)法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)定，針對(duì)管理相對(duì)完善的紙質(zhì)檔案來看，其真實(shí)性至關(guān)重要。原有的紙質(zhì)檔案管理中，更注重實(shí)現(xiàn)形式、內(nèi)容原始性的有效統(tǒng)一。主要是表現(xiàn)在諸多檔案文件資料內(nèi)容中的個(gè)人字跡、字體、圖像、印章等不容易被替換?；蚴侵T多不法分子在檔案內(nèi)容復(fù)制以及信息篡改中會(huì)與原件之間存有差異?，F(xiàn)有的技術(shù)條件對(duì)紙質(zhì)檔案真實(shí)性具有較高要求，在新時(shí)期檔案信息化管理中，電子檔案真實(shí)性難以得到有效判定。對(duì)于諸多至關(guān)重要的文件檔案，要應(yīng)用電子文檔，需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案真實(shí)性進(jìn)行維護(hù)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，針對(duì)檔案應(yīng)用空間以及應(yīng)用類別不斷擴(kuò)大背景下，紙質(zhì)檔案有利于存儲(chǔ)以及保存原始憑證的作用會(huì)逐步顯現(xiàn)[1]。

突出紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性提高檔案信息安全性

    計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)信息存儲(chǔ)中存有諸多不足之處，與紙質(zhì)檔案對(duì)比，各類電子檔案資料在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳輸、存儲(chǔ)與利用中安全性較低。加上諸多不法分子、計(jì)算機(jī)病毒對(duì)電子信息安全會(huì)產(chǎn)生較大威脅。當(dāng)前在檔案管理中，管理人員會(huì)在計(jì)算機(jī)安裝防火墻以及病毒查殺系統(tǒng)，但是各類病毒不斷更新，將導(dǎo)致多項(xiàng)防護(hù)技術(shù)措施應(yīng)用難以為電子檔案信息安全提供有效保障。其中紙質(zhì)檔案安全管理模式相對(duì)成熟，與電子信息環(huán)境相比其安全系數(shù)更高，無需開發(fā)諸多新型技術(shù)手段，所以紙質(zhì)檔案自身具備的安全保障不可替代。

基于實(shí)體檔案強(qiáng)化檔案保存與利用價(jià)值永久性

檔案價(jià)值主要是體現(xiàn)在其保存與利用價(jià)值層面上，各類電子文件在光盤、磁盤等電子介質(zhì)虛擬空間中有效存儲(chǔ)，這樣將會(huì)受到多項(xiàng)技術(shù)條件、存儲(chǔ)載體、外部環(huán)境要素影響。和紙質(zhì)實(shí)體檔案對(duì)比，其保存壽命與應(yīng)用周期較低。在紙質(zhì)檔案管理中，管理部門注重構(gòu)建冷熱干濕均衡的存儲(chǔ)環(huán)境，對(duì)人為破壞集中防控，再做好各類無法預(yù)知災(zāi)害的防控，其存儲(chǔ)壽命較長。諸多較為珍貴的檔案資料由于實(shí)際保存時(shí)間較為久遠(yuǎn)具備較強(qiáng)的歷史價(jià)值[2]。

全面發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的途徑探析

創(chuàng)新檔案管理人員管理觀念

    目前檔案管理人員要注重順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想?；诰C合性管理人才標(biāo)準(zhǔn)對(duì)自身提出多項(xiàng)要求，能適應(yīng)時(shí)代環(huán)境發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)電子檔案科學(xué)化管理。檔案管理人員在檔案管理中，要注重與信息技術(shù)發(fā)展趨向有效對(duì)應(yīng)。積極完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)各項(xiàng)信息技術(shù)有效整合，通過多項(xiàng)技術(shù)強(qiáng)化自身素質(zhì)。對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式集中創(chuàng)新，還要掌握更多信息技術(shù)應(yīng)用知識(shí)以及設(shè)備存儲(chǔ)技能等。基于工作主體內(nèi)容以及管理服務(wù)方式創(chuàng)新中對(duì)傳統(tǒng)管理模式集中創(chuàng)新，強(qiáng)化自身綜合素質(zhì)與創(chuàng)新素養(yǎng)，建立新型管理形象[3]。

完善檔案管理制度與管理設(shè)施

    檔案信息化管理中要注重與計(jì)算機(jī)技術(shù)有效結(jié)合，多項(xiàng)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量對(duì)檔案信息整體質(zhì)量具有較大影響，管理人員要注重建立規(guī)范化的數(shù)據(jù)格式。還要注重對(duì)檔案信息存儲(chǔ)格式以及原有的轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)集中創(chuàng)新。將科學(xué)化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與管理制度有效結(jié)合，這樣能對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案集中優(yōu)化，保障電子檔案與紙質(zhì)檔案相互配合，并且進(jìn)一步規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案工作。要將電子檔案與紙質(zhì)檔案搭配應(yīng)用，突出檔案資源的應(yīng)用價(jià)值。電子檔案與紙質(zhì)檔案均是以相應(yīng)的物質(zhì)狀態(tài)形式存在，其安全性與完整度需要多項(xiàng)設(shè)施與應(yīng)用條件提供保障。紙質(zhì)檔案實(shí)際存儲(chǔ)信息量有限，長期檔案案卷積累，庫房壓力都很大，電子檔案能優(yōu)化存儲(chǔ)信息量問題，有助于降低庫房存儲(chǔ)壓力，節(jié)約更多管理資金與人力資源[4]。

創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)施數(shù)字化管理

在檔案創(chuàng)新管理中要注重實(shí)施雙套制管理模式，針對(duì)不同載體但內(nèi)容相同的檔案實(shí)施雙套保存，保存相同內(nèi)容的紙質(zhì)與電子檔案。由于紙質(zhì)檔案與新型電子檔案具有不同作用，通過雙套制管理能實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)勢(shì)有效結(jié)合，這樣能使電子檔案突出信息存儲(chǔ)量與檢索能力，還能突出紙質(zhì)檔案資料的憑證作用。電子檔案能基于副本形式實(shí)施異地存儲(chǔ)，這樣能有效防止紙質(zhì)檔案資料受到意外破損威脅?；陔p套制檔案管理模式能實(shí)現(xiàn)電子檔案長期存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案資料長期保存的優(yōu)勢(shì)，所以紙質(zhì)檔案在檔案管理工作中是至關(guān)重要的，是不可忽視的。

結(jié)語

綜合上述，在現(xiàn)代化檔案管理中，要注重提升紙質(zhì)檔案真實(shí)性與安全性。在紙質(zhì)檔案管理中還要認(rèn)識(shí)到信息化管理重要性，實(shí)現(xiàn)檔案管理理念創(chuàng)新化發(fā)展。確保電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌制發(fā)展，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，這樣能推動(dòng)檔案事業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作健康穩(wěn)定發(fā)展。

本文來源：《魅力中國》：http://k2057.cn/w/wy/25805.html