檔案信息化建設(shè)與檔案管理完善策略

檔案信息化建設(shè)的重要性

在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式，會(huì)使檔案管理人員的工作量及工作壓力不斷增加。在信息技術(shù)的支撐下，會(huì)促使機(jī)構(gòu)原先檔案管理形式的變化，如檔案會(huì)以數(shù)據(jù)信息的形式予以儲(chǔ)存，而且借助信息化管理系統(tǒng)能夠在較短的時(shí)間內(nèi)處理海量的信息內(nèi)容，這樣能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的工作量大大的壓縮，工作效率也會(huì)隨之提升。并且，借助信息技術(shù)，檔案工作信息化會(huì)變得更加的正規(guī)化，比如，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，分類更加的合理，檔案信息更加的全面，檔案信息的查找和調(diào)用更加的高效，這也能夠?yàn)橄嚓P(guān)決策提供更加高效、可靠的信息參考，對(duì)于工作的整體運(yùn)行效率的提升有著重要的促進(jìn)作用。

目前的信息化檔案管理水平

（一）管理者缺乏重視

平心而論，當(dāng)前階段檔案管理信息化建設(shè)雖然取得一定成效，但還是面臨諸多問題以及不足，亟待解決。相當(dāng)一部分管理者缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視和關(guān)注。管理者們往往覺得檔案信息對(duì)于而言并沒有實(shí)質(zhì)性的作用，并不需要作為一項(xiàng)重要的日常管理工作而落實(shí)，在這項(xiàng)工作開展過程中，沒有提供相應(yīng)的資金支持，同時(shí)也缺乏信息化檔案專業(yè)人才的引進(jìn)與培訓(xùn)，檔案信息化建設(shè)可謂舉步維艱。

（二）檔案信息化管理制度缺失

目前,由于偉大的檔案管理環(huán)境的變化，必須以完善的管理體系為保證檔案信息化建設(shè)，并不斷提高和完善系統(tǒng)在實(shí)際工作中，尤其是制定標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法歸檔存儲(chǔ)，權(quán)限控制和實(shí)時(shí)歸檔。在實(shí)際發(fā)展過程中，學(xué)校對(duì)教學(xué)和科研工作給予了足夠的重視，而對(duì)檔案工作的重視則相對(duì)較少。

（三）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)缺乏完善性

毫無(wú)疑問，檔案管理信息化建設(shè)想要有序進(jìn)行，離不開科學(xué)的、完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支持。但實(shí)事求是地講，現(xiàn)階段檔案信息化管理沒有形成一個(gè)固定化、統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果致使整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)缺乏一定的完善性，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)各項(xiàng)工作開展形成各種制約。

檔案信息化建設(shè)與檔案管理完善策略

（一）構(gòu)建完善的管檔案理制度

目前，我國(guó)檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)還不完善。學(xué)校必須建立和完善能夠在實(shí)際工作中有效實(shí)現(xiàn)和實(shí)施的案例管理制度，為檔案信息管理提供明確的指導(dǎo)。在檔案信息的實(shí)際建設(shè)中，要加強(qiáng)資源整合，不斷豐富檔案資源，促進(jìn)檔案利用服務(wù)水平的提高，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目標(biāo)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）管理人員必須要加強(qiáng)檔案管理的信息化理念

結(jié)合上文分析不難看出，檔案信息化建設(shè)過程中所面臨的問題與考驗(yàn)比比皆是。想要有效解決這些問題與弊端，全面提升檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作效率與質(zhì)量。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)所有管理人員對(duì)這項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)。讓所有人形成一種共識(shí)，那就是這項(xiàng)工作是未來檔案工作的主要方向和必經(jīng)之路。只有加強(qiáng)檔案管理信息化理念，從整個(gè)管理層到具體的管理人員才能夠集中精力，激發(fā)工作的主動(dòng)性和積極性，全身心投入檔案信息化建設(shè)的日常工作之中。

（三）強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

應(yīng)及時(shí)更新服務(wù)器、防火墻、交換機(jī)等設(shè)備，加大資金投入，為檔案資料管理向信息化方式轉(zhuǎn)型升級(jí)提供足夠的硬件基礎(chǔ)設(shè)施。與此同時(shí)，相關(guān)的配套軟件也要跟上腳步，積極建立文件信息軟件系統(tǒng)，全面提高文件處理效率，及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)軟件。

（四）積極培養(yǎng)和引進(jìn)優(yōu)秀檔案信息化管理人才

檔案信息化建設(shè)整個(gè)流程中，信息管理人員的操作以及實(shí)踐工作自始至終都將是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。鑒于此，在日常人才培養(yǎng)以及人才招募過程中，必須要加強(qiáng)培訓(xùn)質(zhì)量以及加大資金投入力度。比如說在人才培養(yǎng)方面的各項(xiàng)專業(yè)培訓(xùn)以及指導(dǎo)環(huán)節(jié)中，管理層應(yīng)當(dāng)精挑細(xì)選出能力出眾且有責(zé)任心的優(yōu)秀管理人才以及專業(yè)技術(shù)人員，定期、定點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)和檢查。讓所有檔案信息化管理工作人員能夠樹立明確的工作目標(biāo)和發(fā)展方向，充分發(fā)揮出應(yīng)有的技能水平和工作能力。此外，在先進(jìn)人才的招聘以及引入環(huán)節(jié)，人力資源部門應(yīng)當(dāng)采取高薪競(jìng)聘、廣納良才的選拔原則，為應(yīng)聘者提供一個(gè)公平、公正的競(jìng)爭(zhēng)舞臺(tái)，讓優(yōu)秀的檔案信息化管理人才有機(jī)會(huì)大展拳腳，將自己的知識(shí)水平和專業(yè)技術(shù)全面展現(xiàn)出來，為檔案信息化建設(shè)工作添磚加瓦。

（五）以科學(xué)的方式和先進(jìn)的技術(shù)構(gòu)建檔案資料信息化管理

一方面,應(yīng)該首先完善檔案信息化建設(shè)所必須遵循的相關(guān)規(guī)章制度,設(shè)定合理的檔案資料管理目標(biāo),設(shè)計(jì)一整套可以落實(shí)的檔案資料管理工作制度。同時(shí)，統(tǒng)一電子文檔和信息傳輸，提高信息交換效率。檔案資料的合理運(yùn)用需要完善的法律保障。

結(jié)語(yǔ)

在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)企業(yè)進(jìn)行信息化改造是大勢(shì)所趨。企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，既能促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部效率提升，也可以幫助企業(yè)更好地與外界交流和合作。福能集團(tuán)應(yīng)該關(guān)注企業(yè)內(nèi)部檔案信息化進(jìn)程中出現(xiàn)的問題，并在下一階段的計(jì)劃中合理解決問題，在人員培養(yǎng)、設(shè)備更新、信息利用和信息安全等方面加大投入，確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平提升。

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