提升城建檔案查閱利用效率的途徑

城建檔案是一個(gè)城市在建設(shè)過(guò)程中從構(gòu)思、設(shè)計(jì)到建設(shè)、維護(hù)的所有記錄。城建檔案不僅能對(duì)未來(lái)城市建設(shè)提供了重要的依據(jù)，而且還具有一定的歷史價(jià)值和考證作用。充分有效地利用城建檔案，有助于城市建設(shè)工作的穩(wěn)步發(fā)展，特別是隨著我國(guó)城市化建設(shè)的進(jìn)一步深化、人口城鎮(zhèn)化的加劇、城市環(huán)境的升級(jí)、人民群眾的需求提升，這些都對(duì)城市建設(shè)、城建檔案的查閱利用有著直接的關(guān)系。

影響城建檔案查閱利用效率的因素

（一）報(bào)建名稱(chēng)地址變更

城建檔案的報(bào)建名稱(chēng)地址錄入檔案管理系統(tǒng)通常是以最初報(bào)建的建設(shè)單位所取的名字作為關(guān)鍵詞和標(biāo)題進(jìn)行存檔的，在查閱過(guò)程中，由于許多房屋歷史久遠(yuǎn)。尤其是上世紀(jì)八十九十年的單位建房，都是工廠集資建設(shè)的房產(chǎn)，經(jīng)過(guò)國(guó)企改制的歷史變遷，人們往往只能記得小區(qū)名稱(chēng)，對(duì)于最初報(bào)建名稱(chēng)和地址往往不得而知。而要追根溯源的過(guò)程中，由于原來(lái)的國(guó)企已經(jīng)不復(fù)存在了，加之城市建設(shè)和發(fā)展、外來(lái)人口涌入，許多行政區(qū)域、街道也發(fā)生了變動(dòng)，導(dǎo)致城建檔案無(wú)從查找。

（二）城建檔案具有一定的專(zhuān)業(yè)特殊性

城建檔案所涉及的面很廣、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，檔案管理人員對(duì)于城市建設(shè)的項(xiàng)目未必都很精通，這就導(dǎo)致了在查閱和利用過(guò)程中會(huì)存在著信息不對(duì)稱(chēng)的情況。另外，城建檔案還有一部分內(nèi)容是面對(duì)社會(huì)大眾所利用和管理的，這些人的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，要查閱和利用的過(guò)程中未必都了解一些專(zhuān)業(yè)性的知識(shí)，結(jié)果在查閱的場(chǎng)景中不知道或者不能清晰描述他們所需要的檔案材料。這樣，管理人員和查閱人員都無(wú)法很好地表達(dá)自己的需求，造成了城建檔案的查閱利用和有效管理出現(xiàn)了脫節(jié)。

（三）工作人員的服務(wù)意識(shí)

檔案管理人員往往是穩(wěn)定的事業(yè)編制工作人員，加之檔案管理工作平淡、重復(fù)、乏味、單調(diào)，難以從工作中獲得更多的成就感。在工作穩(wěn)定、工作單調(diào)的雙重壓力下，工作人員的服務(wù)意識(shí)很容易被消磨，產(chǎn)生浮躁、焦慮的情況。加上面對(duì)查閱人員不停的詢(xún)問(wèn)，會(huì)導(dǎo)致雙方的沖突和不滿(mǎn)、導(dǎo)致服務(wù)水平的下降。

（四）檔案資源的缺失

城建檔案的種類(lèi)繁多，很多檔案資源卻在別的機(jī)構(gòu)部門(mén)中保存，導(dǎo)致查閱人員經(jīng)常會(huì)空手而歸。例如，管線管理方面，主干線屬于城建檔案管理、入戶(hù)線卻屬于專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)保存，在管線維護(hù)的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)遇到查閱利用管線圖而缺失的情況。尤其是在早期的歸檔工作沒(méi)有做到位的情況下，業(yè)主、使用人經(jīng)常會(huì)查不到所需要的資源。

（五）信息化建設(shè)不足

盡管許多檔案管理部門(mén)都配備了信息化的工具，投資了計(jì)算機(jī)索引系統(tǒng)和配備了高速互聯(lián)網(wǎng)、電腦，但是由于對(duì)于檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性準(zhǔn)備的不足、檔案管理部門(mén)信息化能力水平的不足，在建設(shè)和更新系統(tǒng)過(guò)程中，難免出現(xiàn)用戶(hù)的需求和信息化建設(shè)目標(biāo)之間不匹配的問(wèn)題，在查閱和利用過(guò)程中面臨了諸多的挑戰(zhàn)。

提升城建檔案查閱利用效率的途徑

（一）改善結(jié)構(gòu)滿(mǎn)足需求

豐富、針對(duì)性的館藏資源有助于為城建檔案的查閱、開(kāi)發(fā)、利用提供充足的信息資源，針對(duì)檔案利用的針對(duì)性特點(diǎn)，城建檔案管理職能應(yīng)當(dāng)重視城市管理歷史、地下管線、園林環(huán)保等內(nèi)容的城市建設(shè)檔案資料的搜集，以滿(mǎn)足查閱人的實(shí)際需求。

針對(duì)查閱人、城市建設(shè)的需求發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)性地對(duì)城市規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)、質(zhì)量監(jiān)理、小區(qū)管理方面的內(nèi)容進(jìn)行搜集，優(yōu)化館藏資源、改善館藏結(jié)構(gòu)，滿(mǎn)足社會(huì)各界對(duì)于檔案的利用。

（二）加強(qiáng)對(duì)城建檔案利用的宣傳

檔案的查閱和利用不是單方面的，絕非用戶(hù)上門(mén)查閱利用這一方向的。應(yīng)當(dāng)重視檔案管理部門(mén)與用戶(hù)之間的溝通和互動(dòng)，要強(qiáng)化管理部門(mén)的管理服務(wù)水平，同時(shí)也要重視用戶(hù)的綜合素質(zhì)，是檔案利用工作的基礎(chǔ)。

宣傳工作不是簡(jiǎn)單的普及檔案使用、利用知識(shí)，更是需要提升到法律層面，讓查閱人依法查閱、依法利用。結(jié)合檔案利用的特點(diǎn)，多渠道、多方式的開(kāi)展宣傳活動(dòng)，重塑檔案管理部門(mén)的服務(wù)形象，提升檔案管理部門(mén)的社會(huì)影響力。用戶(hù)對(duì)于檔案利用的重視和遵守規(guī)定，就會(huì)實(shí)現(xiàn)了“等人”到“上門(mén)”的服務(wù)意識(shí)轉(zhuǎn)變。

同時(shí)，檔案管理部門(mén)在宣傳過(guò)程中要堅(jiān)持搜集、利用兩手抓，突出利用和強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，擴(kuò)大檔案管理工作的影響力，爭(zhēng)取上級(jí)部門(mén)在檔案管理工作中的人力、物力、財(cái)力的傾斜，為造福當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)起到作用。

（三）改善檔案利用環(huán)境和條件

第一，要以用戶(hù)為導(dǎo)向，對(duì)館藏資源進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)化的同時(shí)，對(duì)每份材料進(jìn)行分析登記和優(yōu)化，以更好地方便用戶(hù)的調(diào)閱。及時(shí)分析用戶(hù)所需，關(guān)注用戶(hù)查閱多、但是查閱不到的資源，及時(shí)拓寬渠道去引進(jìn)這些資源。通過(guò)不斷的優(yōu)化，為健全門(mén)類(lèi)資源、完善結(jié)構(gòu)提供高質(zhì)量服務(wù)。

第二，加強(qiáng)信息化建設(shè)。引入專(zhuān)業(yè)化的IT公司對(duì)信息建設(shè)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的提升，著重在查閱渠道的建設(shè)和豐富，用戶(hù)交互的友好性，檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理分析方面進(jìn)行建設(shè)和提升，滿(mǎn)足用戶(hù)體驗(yàn)、及時(shí)掌握檔案管理使用的情況，便于后續(xù)的管理和提升。

（四）提升人員素質(zhì)

第一，服務(wù)意識(shí)上，重視社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的雙提升，改變消極管理作風(fēng)，及時(shí)有效為用戶(hù)提供有價(jià)值的信息資料，熱情周到服務(wù)每一位用戶(hù)。

第二，服務(wù)程序上，要盡可能地優(yōu)化簡(jiǎn)化，減少不必要的申請(qǐng)手續(xù)、審批是后續(xù)，科學(xué)有效地進(jìn)行資格審批、檢索，方便用戶(hù)。

第三，服務(wù)措施上，要化被動(dòng)為主動(dòng)，等客上門(mén)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，拓寬檔案利用的渠道、提升利用率，將“死”檔案變?yōu)椤盎睢辟Y料。

結(jié)語(yǔ)

城建檔案的查閱利用是一項(xiàng)長(zhǎng)期系統(tǒng)性的工程，要改變觀念、加強(qiáng)互動(dòng)，從改善館藏結(jié)構(gòu)、改變?nèi)藛T意識(shí)、改進(jìn)軟硬件建設(shè)入手，不斷創(chuàng)新優(yōu)化，才能使得城建檔案的管理水平更上一層樓。

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