機電工程建設(shè)項目資料管理規(guī)范化研究與探索

引言

資料管理在機電工程建設(shè)項目中占有十分重要比重，在現(xiàn)階段各項機電工程建設(shè)項目中，資料管理已經(jīng)成為機電工程項目管理中最直觀的體現(xiàn)，各單位各部門越來越重視文件資料的規(guī)范化，項目文件資料的齊全性、完整性、準確性、系統(tǒng)性以及檔案合格率已經(jīng)成為影響機電工程建設(shè)項目能否順利通過驗收的關(guān)鍵因素。機電工程建設(shè)項目的文件資料，包括項目的設(shè)計文件資料、管理文件資料、質(zhì)量保障管理資料、竣工驗收資料、結(jié)算資料等文件，均要與項目建設(shè)同步開始、同步歸集、同步驗收，并在項目建設(shè)過程中形成項目建設(shè)原始過程記錄，全面反映項目整體建設(shè)過程和實際情況，全程具有可追溯性。

一、機電工程建設(shè)項目資料管理存在的問題

落實機電工程建設(shè)項目資料管理工作，與項目管理團隊的重視程度息息相關(guān)。當前，機電工程建設(shè)項目文件資料管理流程較為混亂，通常沒有設(shè)置專職的資料管理人員，資料管理意識較為淡薄，人員專業(yè)素養(yǎng)不強，在資料管理過程中缺少專業(yè)的收集和處理能力，不能及時將項目實施過程中產(chǎn)生的文件資料收集歸檔，資料管理已經(jīng)成為機電工程建設(shè)工作中的薄弱環(huán)節(jié)，對工程質(zhì)量造成了較大的負面影響。現(xiàn)階段，文件資料管理制度仍不健全，沒有根據(jù)工程實際情況制定和完善，不能更好地規(guī)范和約束相關(guān)單位，也不能保障文件資料的齊全性、完整性、準確性和系統(tǒng)性，缺少科學統(tǒng)一的評判指標，沒有做到資料管理的標準化和制度化，管理效率較低。資料管理制度落實難度大，限制了機電工程建設(shè)項目質(zhì)量控制工作的正常開展，現(xiàn)階段，資料管理人員對資料管理工作認知仍存在不到位的情況，不能很好地擔負文件資料的收集、分類、保管等事宜，不能很好地提高資料管理的專業(yè)水平及文件資料的利用效率，項目管理團隊也忽視了對資料管理人員的業(yè)務(wù)培訓，資料管理的思維方式較為陳舊，且文件資料格式不統(tǒng)一，管理方式不夠標準規(guī)范，嚴重影響了工程建設(shè)項目順利通過交付驗收。

二、建立資料管理組織機構(gòu)

為實現(xiàn)機電工程建設(shè)項目資料管理規(guī)范化，首先要成立專門的資料管理組織機構(gòu)，根據(jù)項目規(guī)模設(shè)置專職或兼職資料管理員（1000萬元以下工程建設(shè)項目可設(shè)置兼職資料管理員1人，1000萬元-5000萬元工程建設(shè)項目可設(shè)置專職資料管理員1人，5000萬元以上工程建設(shè)項目可設(shè)置專職資料管理員2人），負責開展各自職責內(nèi)各項文件資料管理工作，由項目經(jīng)理、質(zhì)量負責人、技術(shù)負責人、現(xiàn)場測量人員、施工人員、質(zhì)量檢驗人員、物資管理人員進行配合，確保現(xiàn)場資料管理措施能夠順利實施，項目資料管理工作順利正常開展；機電工程建設(shè)項目實施過程中，資料管理人員須保持一致性，原則上不能進行更換。

確定的工程建設(shè)項目資料管理員，需要明確自身崗位職責，包括：負責嚴格落實執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》規(guī)定以及其他與檔案資料相關(guān)的管理規(guī)定，并嚴格收集整理工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類原始資料；負責編制工程建設(shè)項目《文件資料管理辦法》，對項目文件資料管理的各項要求做出詳細規(guī)定；負責統(tǒng)一管理機電工程建設(shè)項目建設(shè)過程中形成的文件資料，并負責項目實施過程中上述各類文件資料的收集、整理和歸檔工作；負責文件資料的登記、收文、發(fā)文臺賬的建立、變更、刪減并及時整理更新，負責辦理文件資料收文、發(fā)文及傳閱手續(xù)，并對各類文件資料的性質(zhì)進行統(tǒng)一標志標識；負責確認各類文件資料的名稱、頁數(shù)及文件性質(zhì)，按不同分類編制資料完整目錄清單；負責跟進工程建設(shè)項目的施工計劃進度，了解工程質(zhì)量及安全動態(tài)，保證資料真實反映項目實際情況，確保資料完整、詳細、準確、系統(tǒng)，與機電工程建設(shè)同步開展；負責工程建設(shè)項目竣工驗收后的資料整理、復(fù)印、裝訂、掃描與移交，與甲方客戶資料管理部門對接，辦理文件資料驗收移交手續(xù)。

三、資料管理規(guī)范化

機電工程建設(shè)項目資料主要作用為記錄與項目建設(shè)相關(guān)的重要事項，記載項目實施過程和項目執(zhí)行現(xiàn)狀，使項目質(zhì)量具有可追溯性、項目建設(shè)過程具有保存性、項目各項指標具有指導性。資料管理是機電工程建設(shè)過程中重要領(lǐng)域，與工程建設(shè)同步開始、同步歸集、同步驗收，屬于工程全過程管理的關(guān)鍵。所以，項目資料管理需要從日常工作開始，日常資料管理工作，對項目文件資料最后的整編與歸檔影響較大。在工程建設(shè)項目實施的同時進行資料管理工作，在資料驗收提交時可以減少大量工作。

機電工程建設(shè)項目資料管理規(guī)范化，明確資料管理具體要求，包括：在工程建設(shè)項目施工前，完成項目開工報告、組織管理方案、質(zhì)量控制方案、系統(tǒng)設(shè)計方案、施工組織設(shè)計、運輸安裝方案、調(diào)試方案等文件資料的編寫和評審，各方案文件簽署完整，專家意見閉環(huán)；熟悉施工設(shè)計圖紙與技術(shù)要求，識別進度關(guān)鍵節(jié)點與質(zhì)量關(guān)鍵監(jiān)督點；與施工過程相關(guān)的資料須注明地點、參加人員、活動內(nèi)容、形成紀要等；施工過程記錄、材料驗收單、工作聯(lián)系單等施工過程文件應(yīng)采用表格形式，各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印代替；產(chǎn)品合格證、質(zhì)量證明文件等資料正本應(yīng)為原件，若為副本，則需要加蓋供貨單位鮮章；資料字跡、圖樣、表格清晰，簽字齊全，印章完整，不得涂改，不得使用易褪色筆墨書寫；在資料收集過程中，嚴格按照工程建設(shè)項目竣工驗收文件資料清單順序分類擺放歸檔；對用于工程建設(shè)項目施工的各類過程記錄表格根據(jù)內(nèi)容形式分類，便于后續(xù)使用。

四、資料立卷管理規(guī)范化

機電工程建設(shè)項目資料立卷應(yīng)遵循項目資料自然形成規(guī)律，保持相關(guān)資料間的聯(lián)系，便于保管和利用，資料立卷規(guī)范化要求如下：項目文件資料按研制過程分為項目組織管理資料、計劃管理資料、質(zhì)量管理資料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、安裝調(diào)試資料、圖紙及竣工資料八個部分。資料按照文字材料形成的階段、時間順序排列；文件的主頁與附錄、報告的正文與閉環(huán)、會議的意見與反饋等文件資料的正文與附件不能分離，并按照主頁在前附錄在后、正文在前閉環(huán)在后、意見在前反饋在后的順序進行整理歸集；原材料及外協(xié)廠家提供的文件資料，按照檢驗報告在前，質(zhì)量證明文件在后的順序進行整理歸集。若文件資料中包含圖紙，則相關(guān)圖紙需要按所在專業(yè)進行排序整理，相同專業(yè)的圖紙按照圖紙目錄順序進行整理歸集；若存在既有文字又有圖紙的文檔資料，需要按照將文字內(nèi)容排列在前，圖紙排列在后的順序進行歸集整理。資料集中裝訂成一本的，需制作封面，并加蓋公章；文件資料中每個文件需要單獨進行編號，并按照有文字內(nèi)容的紙張編制頁碼，頁碼從“1”開始，并按照文件編號及頁碼編制文件資料目錄清單，明確文件編號、責任人、文件名稱、形成日期及頁數(shù)。

五、資料收發(fā)管理規(guī)范化

機電工程建設(shè)項目資料接收與發(fā)放需要滿足如下規(guī)范化要求：

4.1 資料接收

各外協(xié)單位提供的資料文件由資料管理員統(tǒng)一接收；甲方單位所發(fā)的各方面文件由項目經(jīng)理統(tǒng)一接收；項目團隊其他人員從外協(xié)單位或甲方單位收到的資料或者通過其他渠道得到的文件資料，統(tǒng)一交資料管理員；資料管理員接收到文件資料后，需要及時更新工程文件資料接收登記賬，并對文件數(shù)量、清晰度以及文件質(zhì)量進行仔細檢查，對于發(fā)現(xiàn)問題的文件資料及時通知收件人員進行整改；對于已經(jīng)登記完成的文件資料，資料管理員需要編制目錄并及時歸檔，建立檔案登記賬并確保歸檔份數(shù)滿足要求；接收到含有密級的文件資料時，資料管理員須嚴格按照相關(guān)保密規(guī)定進行保管，將密件放置在保險柜中并妥善收存，嚴格執(zhí)行涉密文件資料的管理規(guī)定。

4.2 資料發(fā)放

發(fā)送至外協(xié)單位或其他單位的文件資料，由資料管理員統(tǒng)一進行發(fā)送；發(fā)送至甲方單位的文件資料，發(fā)送單位及發(fā)送內(nèi)容均由項目經(jīng)理確定，資料管理員協(xié)調(diào)辦理；施工圖紙、設(shè)備資料、過程資料表格等，由項目團隊審核完成后，發(fā)送至施工單位，資料數(shù)量不能滿足使用需求的，由施工單位進行復(fù)制；發(fā)送的文件資料建立資料發(fā)送臺賬，由資料管理員統(tǒng)一管理，由收件單位或收件人進行收文登記；項目施工過程中產(chǎn)生的工作聯(lián)系單以及設(shè)計修改通知單，由資料管理員建立發(fā)文臺賬，由項目經(jīng)理簽字并加蓋項目公章，發(fā)生變更的，及時更新臺賬；工作聯(lián)系單以及設(shè)計修改通知單由資料管理員保存，在工程建設(shè)項目施工結(jié)束后提供設(shè)計人員進行竣工圖紙的繪制。

六、資料借閱管理規(guī)范化

機電工程建設(shè)項目資料管理既需要能夠保守相應(yīng)的國家秘密，又能夠發(fā)揮文件資料為項目建設(shè)服務(wù)從而創(chuàng)造效益，所以項目相關(guān)技術(shù)檔案及資料借閱需要規(guī)范化管理：借閱項目相關(guān)的文件資料需要由借閱人填寫借閱登記表并注明領(lǐng)用時間及歸還時間，在歸還時，資料管理員需要對借閱的文件資料進行檢查，確認無誤且無破損缺頁后方可歸檔；涉密文件、技術(shù)檔案和資料不出借、不復(fù)制、不攝影，僅可在資料管理員監(jiān)督下進行閱覽；借閱的文件資料借閱人必須妥善保管，不得損壞、刪改、加注、拆頁，并且要防止文件丟失；未經(jīng)項目經(jīng)理及資料管理員同意，不得隨意復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借文件資料。如果借閱的文件資料丟失，借閱人要及時提供相關(guān)情況說明，由資料管理員評估損失，在沒有做出處理前停止其他文件資料的借閱；借閱人若發(fā)生了工作調(diào)動、退職、退休、生病住院等變故，需要將已借閱的文件資料退還；同時，為滿足項目建設(shè)需要，資料管理員有權(quán)將已借閱的檔案、資料調(diào)回。

七、資料交付管理規(guī)范化

機電工程建設(shè)項目文件資料在工程建設(shè)通過驗收后需要進行交付，交付過程需要進行如下工作：資料管理員組織項目團隊人員檢查文件資料中有無錯漏、書寫錯誤等情況；施工過程記錄表格按記錄分類匯總成冊，由甲方代表簽字確認；未變更的設(shè)計圖紙，可以直接加蓋竣工圖章視為竣工圖，變更位置不多的圖紙，可以在相應(yīng)位置直接更改，并加蓋竣工圖修改章，變更超過圖面三分之一的圖紙需要重新繪制，加蓋竣工圖章并簽署完整；編制工程建設(shè)竣工驗收報告，簽署完整、蓋章手續(xù)完備，形成驗收會議紀要，專家意見閉環(huán)；項目的設(shè)計文件資料、管理文件資料、質(zhì)量保障管理資料、竣工驗收資料、結(jié)算資料等文件按順序整理匯總；資料紙張統(tǒng)一使用A4幅面，不足A4幅面的，須粘貼到A4紙上，大于A4幅面的，須折疊成A4大?。?/span>文件資料必須按要求進行裝訂，裝訂方式統(tǒng)一、牢固、美觀，便于保管和使用；所有工程建設(shè)項目文件資料須有完善的移交手續(xù)，移交資料管理員與接收檔案員均需簽署移交記錄。

八、機電工程建設(shè)項目資料規(guī)范化管理的意義

機電工程建設(shè)項目專業(yè)性較強，在項目設(shè)計實施過程中會形成大量的文件資料，加強文件資料管理，提升文件資料管理規(guī)范化，與工程建設(shè)項目同步開展，可以更好地指導工程建設(shè)項目健康有序開展實施，將工程技術(shù)變更控制在項目前期設(shè)計階段，進一步減少工程實施階段的現(xiàn)場變更，加快工程建設(shè)實施進度；加強了施工人員技術(shù)交底的可靠性與準確性，使施工人員更好地了解工程各個階段的質(zhì)量關(guān)鍵監(jiān)督點和工程施工難點，極大提高了材料利用率和裝備使用效率，提高了工程建設(shè)質(zhì)量。加強文件資料管理，提升文件資料管理規(guī)范化，能夠有效保證工程資料的時效性和完整性，能夠提升工程建設(shè)風險控制能力，降低風險發(fā)生概率；并且在風險發(fā)生時，可以根據(jù)文件資料記錄，第一時間判斷施工人員操作準確性以及設(shè)備物資的質(zhì)量可靠性，第一時間提出問題的解決策略及控制措施，有效防范類似事件的再次發(fā)生，并且能夠明確風險事故責任劃分，推進工程建設(shè)項目穩(wěn)定開展。加強文件資料管理，提升文件資料管理規(guī)范化，能夠更清晰地進行工程實施質(zhì)量過程監(jiān)控，明確質(zhì)量控制標準及質(zhì)量控制策略，過程資料完整充分，全程具備可追溯性，能夠及時開展工程交付驗收審查，進行工程審計結(jié)算，避免產(chǎn)生不合格項整改，為工程項目順利交付驗收奠定堅實基礎(chǔ)。

九、結(jié)束語

   文件資料管理是機電工程建設(shè)項目管理的關(guān)鍵措施，通過資料管理的規(guī)范化嘗試，可以更好地滿足機電工程建設(shè)項目管理要求，推進實現(xiàn)資料管理齊全性、完整性、準確性、系統(tǒng)性的建立，進一步提升機電工程建設(shè)項目質(zhì)量，提高項目綜合管理水平。

文章來源：  《上海輕工業(yè)》   http://k2057.cn/w/kj/30978.html